Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

  • Заверенная выписка из трудовой книжки может понадобиться при разных обстоятельствах.
  • Рассмотрим, как правильно оформить заверение копии документа, чтобы потом не пришлось заново обращаться в отдел кадров, а также выясним, какие реквизиты, печати должны быть обязательно проставлены в трудовой.
  • Содержание статьи:

Где и как оформить копию (выписку) трудовой книжки с её заверением – инструкция

Трудовая книжка – юридически важный документ. В то время, когда гражданин работает, она должна находиться у специалиста отдела кадров, или же непосредственного руководителя организации.

Если же гражданин не числится в штате организации или не трудоустроен, то документ может и должен находиться на руках.

Способы заверения напрямую зависят от того, где храниться книжка:

  1. В первом случае документ заверяет работодатель или начальник кадрового отдела.
  2. При втором условии заверение проходит в нотариальной конторе.

Как правило, если вам отказывают в заверении, требуйте письменное объяснение, где пропишут причину отказа.

А вообще, на практике происходит так, что гражданину не отказывают, и без каких-либо проблем оформляют копию книжки — а затем и заверяют.

Оформление выписки документа осуществляется в несколько этапов:

  1. Личное обращение в организацию. В нотариальной конторе достаточно устно огласить свою просьбу, а вот при обращении в кадровый отдел или к непосредственному руководителю вам необходимо будет написать заявление. Особенно часто такое требование выдвигают крупные компании, в которых больная численность работников.

  2. Определение страниц, которые необходимо заверить. Подтверждения могут не требовать со всего документа, а лишь нескольких страниц. Стоит убедиться, какие периоды трудового стажа необходимы для подтверждения. Обычно специалист делает копию первого листа, где содержится информация о личности гражданина, и дополнительных листов книжки.

  3. Ожидание и получение заверенной копии. При письменном обращении, отсчитайте 3 рабочих дня. Именно после этого времени вы сможете получить заверенную копию документа у должностного лица (пункт 7 Постановления Правительства РФ под номером 225, утвержденного 16 апреля 2003 года).

Не забудьте обговорить с нотариусом, сколько будут подготавливать документ. Возможно, вам заверят выписку из книжки в день обращения.

Заверение копии трудовой книжки или выписки из неё работнику для предоставления кредита в банке – о чем необходимо помнить?

  1. Чаще всего трудовую книжку заверяют, чтобы получить в дальнейшем потребительский кредит в банковской организации.
  2. Конечно, есть системы «двух документов» для получения займа, в которых не требуют заверять этот документ.
  3. Но обычно условия кредитования лучше для тех граждан, которые трудоустроены и могут подтвердить свою занятость.

  4. Заверять документ должен работодатель или начальник отдела кадров, если россиянин трудится на предприятии, или же нотариус.
  5. Чтобы получить заверенную выписку, гражданину предстоит обратиться с личным письменным обращением, в котором обязательно указывать цель заверения.

  6. Можно просто написать – «для предоставления в банк».

При заверении копии документа специалист должен учитывать такие особенности оформления:

  1. Сделайте копии всех страниц документа. Возможно, сейчас вы занимаете должность обычного работяги, а ранее трудились в управленческом/административном составе. Это может повлиять на предоставление кредита.

  2. Стоит делать копию в таком размере, каков размер настоящей, реальной книжки. Не стоит увеличивать масштаб.
  3. Если вы сделали скан, то не рекомендуют распечатывать картинку, так как может измениться размер.

  4. Обязательно должны быть указаны все реквизиты, стоять печать и подпись.
  5. В выписке также указывают, кем работает заявитель. Достаточно написать «Работает по настоящее время/момент в должности…».

Заметьте, действует такая выписка всего лишь 1 месяц. Если вдруг работник уволился в этот период, устроился на новую работу, то копия будет недействительной.

Приведем пример: гражданин Занков обратился в банк за займом. Ему необходимо было предоставить документы: паспорт, копию трудовой книжки, справку с места работы о размере заработной платы.

Сделав заверенную копию и подав документы в банковскую организацию, спустя неделю Занков уволился. В трудовую книжку внесли соответствующую запись и документ выдали на руки.

В назначенное время Занкову была назначена консультация с банковским сотрудником. Явившись в банк, Занков предоставил оригинальные документы для сверки. Оказалось, что теперь заверенная выписка трудовой книжки была недействительной.

Гражданину потребовалась обращаться к услугам нотариуса, чтобы вновь заверить документ.

Как заверить копию или выписку трудовой книжки правильно – обязательные реквизиты, подпись и печать

Помните, что не всегда заверенные копии принимают. Случается так, что специалист отдела кадров не в то место поставил печать, и гражданин получает из-за этого отказ.

Чтобы не случалось конфузных ситуаций, и документы не приходилось переделывать, следует правильно заверять выписку.

Рассмотрите внимательно полученную копию. На ней, в конце документа должна быть указана такая информация:

  1. Номер записи.
  2. Предложение – «Работает по настоящее время».
  3. Должность специалиста.
  4. Инициалы должностного лица.
  5. Дата заверения.

Важно: обязательно должна стоять печать учреждения, компании, в которой вы работаете.

Также на копии каждого разворота, под ним, на листе должны быть:

  1. Прописаны слова, которые оформляются без кавычек, – «Копия верна».
  2. Указаны инициалы специалиста.
  3. Вписана должность лица, заверяющего документ.

  4. Стоять подпись кадрового специалиста.
  5. Дата.

Чаще всего встречаются ошибки, связанные с неправильной постановкой печати.

Она должна проставляться в специально-отведенном месте.

Например, как здесь:

Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

Общая схема заверения трудовой книжки такова:

Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

Придерживайтесь его при оформлении выписки.

Учтите, чтобы:

  1. Печати как бы фиксировали копию, расположенную на листе А4.
  2. Печати были проставлены на каждой странице.
  3. Заверяющие надписи располагают внизу, на каждой странице, где есть копия.

Приведем несколько примеров правильно заверенной выписки:

Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

А вот пример правильного заверения только первого листа трудовой:

Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

Сроки действия заверенной копии трудовой книжки – сколько стоит заверить копию трудовой у нотариуса?

Правильно оформленная копия будет юридически сильна в течение 1 месяца — конечно же, если за этот период в документ не были внесены поправки.

Актуальность теряется сразу же после появления в документе новых записей, например, из-за увольнения/сокращения/трудоустройства.

Стоимость данной услуги в нотариальных конторах разная, в зависимости от региона и города, в котором вы проживаете. Единые расценки никто не устанавливал.

  1. Например, в Санкт-Петербурге оформление выписки обойдется вам в 100-300 рублей за страницу.
  2. В Москве можно оформить вообще весь документ за 200 руб.

Обратитесь к нотариусу и узнайте, каковы у вас расценки, и возьмется ли специалист оформлять копию.

Некоторые юристы попросту отказывают в оформлении выписки, ссылаясь на то, что в документе есть исправления, помарки, которые были сделаны по вине работодателя.

Остались вопросы? Просто позвоните нам:

Источник: https://pravo812.ru/useful/767-kak-zaverit-kopiyu-trudovoj-knizhki-pravilno-obrazets-zaverennoj-kopii-trudovoj.html

Заверить трудовую книжку: образец

Сотрудники часто приходят в отдел кадров с просьбой заверить трудовую книжку. Образец правильного оформления документа по действующему ГОСТу вы найдете в статье.

Правила заверения трудовой книжки

Работодатель обязан по письменному заявлению, составленному в произвольной форме, предоставить сотруднику документы, связанные с работой, в том числе трудовой книжки, не позднее трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ). Копии документов оформляют и выдают бесплатно.

Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

  • Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
  • Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек «под ключ» от Системы Кадры.
  • Узнать все ответы

Скачать документы по теме:

Заверить трудовую книжку нужно так, чтобы копия полностью воспроизводила подлинник, например, скопировать или отсканировать документ. Копию нельзя подчищать или вносить в нее исправления.

Действительной она становится, когда оформлена в соответствии с пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (далее – ГОСТ Р 6.30–2003).

Для этого проставьте на копии реквизиты, которые придают ей юридическую силу:

  • заверительная надпись «Верно» или «Копия верна»;
  • должность лица, которое заверило копию;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи;
  • дата заверения;
  • печать, если она имеется в компании.

Подробнее о том, как заверить трудовую книжку читайте в статьях:

Копии документов разрешено заверять печатью по усмотрению организации. Например, печатью отдела кадров.

Ставят печать таким образом, чтобы оттиск частично захватывал наименование должности лица, подписавшего документ, но не попадал на подпись и расшифровку подписи.

Если в организации нет печати, сотруднику можно выдать справку об этом и сослаться на закон (ст. 2, 6 Федерального закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ).

Справка

Виды документов, которые приняты в кадровом документообороте (п. 21–26 ГОСТ Р 7.0.8-2013)

Подлинник. Первый или единственный экземпляр документа.

Дубликат. Повторный экземпляр подлинника документа.

Копия. Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Электронная копия. Копия документа, созданная в электронной форме.

Заверенная копия. Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Выписка из документа. Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Как правильно заверить трудовую книжку

Чтобы заверить трудовую книжку, сотрудника который работает по настоящее время, скопируйте все листы, на которых есть записи. На каждом проставьте заверительную надпись «Верно», только без кавычек. Затем укажите реквизиты, которые придают копии юридическую силу.

На последней странице в графе 2 раздела «Сведения о работе» впишите дату изготовления копии трудовой книжки. В графе 3 ниже всех записей напишите: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать (как правильно заверить трудовую книжку — образец ниже).

  1. Как безошибочно заверять копии документов, которые выдает отдел кадров, как заверить копию трудовой книжки (образец) читайте в нашем материале.
  2. Образец трудовой книжки. Сотрудник работает по настоящее время:
  3. Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии
Читайте также:  На какие виды помощи могут рассчитывать дети войны в 2020 году

Важно! На сегодняшний день действуют два нормативных документа, в которых написано, как происходит заверение трудовой книжки (образец ниже). Это ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.26) и  Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г.

№ 9779-x«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (абз. 4 п. 1). По этому Указу в записи о верности копии обязательно следует указывать место, где хранится подлинник.

Для трудовых книжек это так называемые условные дела в номенклатуре дел.

  • Образец заверения трудовой книжки с учетом Указа 1983 года приведен ниже.
  • Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии
  • Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

Особый порядок заверения трудовой книжки

Бывает, что в трудовой книжке много заполненных листов. В этом случае можно избежать необходимости заверять каждый лист. Для этого примените особый порядок заверения.

На первом листе или на оборотной стороне последнего листа копии трудовой книжки внесите запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии документа. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов».

Ниже записи генеральный директор или сотрудник, которого уполномочили на заверение копий, прописывает свою должность, проставляет личную подпись, расшифровку подписи, указывает дату заверения и ставит печать.

Обратите внимание, что часть оттиска печати должно заходить на пломбу.

Подобные разъяснения, как заверять многостраничные копии документов, которые представляются в налоговые органы, дают представители финансового ведомства (например, в письме Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142).

Обратите внимание! Обычная незаверенная копия трудовой книжки не имеет юридической силы.

Выписка из трудовой книжки

Как правило, работодатель делает по требованию работника копию самой трудовой книжки. Но иногда работнику нужно подтвердить именно текущий трудовой период, а не всю рабочую биографию. Тогда можно сделать выписку из трудовой книжки. По сути это вид справки с работы. Отказать в ней работодатель не может (ст. 62 ТК РФ).

Чтобы составить документ, перенесите сведения из трудовой книжки на общий бланк организации. В выписке укажите все сведения о работнике, находящиеся на титульном листе.

Далее сформируйте таблицу, в которой будут указаны сведения, касающиеся необходимых периодов работы сотрудника. В конце сделайте пометку: «работает по настоящее время» (образец ниже).

Заверьте выписку из трудовой книжки по общим правилам.

Если от работодателя требуют информацию только по конкретному работнику, то можно сделать выписку из документа. Так вы не разгласите конфиденциальную информацию и выполните требования закона. Как оформить выписку в разных случаях, читайте в статье.

Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

Заверение трудовой книжки: срок действия копии

Законодательство не предусматривает срок действия копии трудовой книжки, заверенной работодателем (ст. 62 ТК РФ). Однако копия трудовой книжки отражает содержание данного документа, которое актуально на момент ее изготовления.

Поэтому удостоверенная работодателем копия трудовой книжки соответствует оригиналу этого документа на дату ее заверения.

Если уже на следующий день в трудовую книжку внесут очередную запись или исправление, то копия уже не будет соответствовать оригиналу.

В зависимости от ситуации, в которой от сотрудника требуют подтвердить стаж копией трудовой книжки, государственные органы, кредитные и прочие организации могут устанавливать своими внутренними документами срок, в течение которого действительна копия трудовой книжки. Например, во многих банковских организациях срок действия трудовой книжки, заверенной работодателем для банка (образец выше), чтобы получить кредит, составляет один месяц.

Получить дополнительную информацию по данному вопросу, узнать, какзаверить трудовую книжку (образец) вы можете в нашем материале.

В статье мы рассмотрели, как заверить копию трудовой книжки, чтобы она имела юридическую силу, в каком случае готовится выписка из документа и как ее правильно удостоверить.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384922-zaverit-trudovuyu-knijku-obrazets-17-m11

Копия трудовой книжки заверенная работодателем в 2020: образец (работает по настоящее время), оформление и выдача

Необходимость заверения копии трудовой книжки объясняется в первую очередь сроком действия такого документа. В отличие от других документов, срок действия ксерокопии документа о рабочей жизни человека заканчивается в момент внесения следующей записи, которой нет в копии. Запрашиваемая заверенная копия ТК с полным отражением трудовой деятельности необходима в ситуациях:

Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

  • Банки всегда требуют заверенные документы.
  • При утере оригинала, имея на руках заверенную ксерокопию, восстановление данных для выписки дубликата занимает намного меньше времени.
  • Пенсионный Фонд принимает только заверенные копии ТК.
  • Поиск нового места работы при наличии предыдущего. Трудовой Кодекс позволяет на время брать оригинал трудовой, хранящийся по месту работы. Но при написании соответствующего заявления потребуется указать причину. А это не всегда удобно. Поэтому, имея заверенную ксерокопию, ее предоставляют потенциальному работодателю.
  • Необходимость отправки документов в электронном виде. С развитием цифровых технологий такая потребность будет только возрастать.

Главным законодательным актом является Статья 62 Трудового Кодекса (см. ссылку www.consultant.ru), которая  устанавливает обязанность администрации предприятия правильно изготовить и заверить копию документа о трудовой деятельности сотрудника.

Период действия копии

Копия ТК действительна все время действия оригинала. Это правило работает, если ксерокопия хранится у владельца документа. Многие государственные учреждения и коммерческие организации сами устанавливают сроки действия. У банков этот период, как правило, не превышает 30 дней. А судьи не ограничивают время действия заверенных документов.

Изготовление и заверение

Для придания копиям юридической силы существует заверительная форма в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (см. ссылку base.garant.ru ).  Ключевое слово «ВЕРНО» в любом склонении должно быть подтверждено подписью должностного лица с расшифровкой фамилии и проставленными инициалами.

Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

Важно! Не допускается двухсторонняя печать. Две страницы книжки располагаются на листе формата А4. Количество таких листов соответствует объему данных.

Особое значение имеет качество печати. Оно должно быть хорошо читаемым, без разводов и лишних знаков. Неизменный масштаб – 100%. Печатание сканированных документов не приветствуется. Если по какой — то причине нет возможности автоматического копирования, то информация из документа печатается вручную и заверяется.

Для изготовления ксерокопии ТК работающего гражданина после последней записи в следующей строке с указанием даты делается приписка «работает по настоящее время». Номер записи соответственно ставится следующий. Далее должность, фамилия, инициалы заверяющего, печать организации. И основная отметка «копия верна».

Если страниц несколько, то на каждой странице — «копия верна», подпись, фамилия, печать. Особое внимание уделяется печати. Она ставится таким образом, чтобы, находясь на листе, захватывала скопированный участок страницы книжки. Образец:

Образец правильно заверенной ксерокопии

Внимание! Файл запрещено использовать как документ. Он служит для ознакомительных целей

С 1 июля 2018 года становится обязательным указание места нахождения оригинала документа. То есть перечисление реквизитов предприятия, выдавшего копию документа. Поэтому уместно изготавливать запрошенный документ на фирменном бланке организации.

Схематично расположение записей выглядит так:

Схема заверения ТК

Четыре страницы трудовой тоже помещаются на одном листе. Но ГОСТом предусмотрено на двух. Экономия бумаги в данном случае может сослужить плохую службу, и документ признают недействительным.

Все листы пронумеровывают, т.к. их количество не совпадет с указанными страницами в скопированном документе. Прошивают нитками с левого края.

Узелок ниток с обратной стороны заклеивают небольшой полоской бумаги. Ставится печать с захватом полоски, которой заклеен узел из ниток. Указывается прописью количество прошитых листов и подпись исполнителя, уже без расшифровки.

Оформление выписки из ТК

Часто необходима выписка из книжки, когда важен определенный рабочий период. Выглядит она как заполненный бланк, разработанный локально. Сотрудник при запросе сам указывает интересующие его промежутки времени. Особенно это актуально в случаях:

  • ´ при совмещении нескольких работ или должностей;
  • ´ для выдачи родственникам в случае смерти работника.

Выписка из ТК содержит сведения со всех мест занятости. Для оформления такой выписки используется фирменный бланк организации, где содержится следующая информация:

  1. Реквизиты работодателя.
  2. ФИО и дата рождения ходатая выписки.
  3. Образование и специальность.
  4. Место работы, должность и стаж сотрудника.
  5. При наличии – поощрения и награждения работника.

Заполненный образец выписки из трудовой:

Образец выписки из ТК

В конце всех записей — приписка «работает по настоящее время» и дата составления. Подпись сотрудника — исполнителя, его должность, ФИО, печать.

Если страниц несколько, они, как в случае с ксерокопией книжки, нумеруются, прошиваются, заверяются. При смене рабочего места выписка теряет юридическую силу. При продолжении работы срок ее действия 1 месяц.

Выдача работнику копии книжки производится бесплатно по запросу. На имя руководителя предприятия сотрудник пишет заявление с просьбой оформить ему копию ТК и заверить ее. Причины такой просьбы не указываются.

Далее издается приказ об удовлетворении просьбы, и назначается исполнитель. Это для больших компаний, где штатное расписание включает отдел кадров и многочисленную бухгалтерию.

На малых предприятиях, у индивидуальных предпринимателей просьба сотрудника может быть удовлетворена и без приказа, но с соблюдением сроков.

Обратите внимание! Время изготовления не должно превысить 3-х рабочих дней. Об этом гласит Трудовой Кодекс РФ в статье 89.

Предпочтение оказывается копиям, вручную набранным на компьютере. Записи в ТК производятся прописью от руки. И эти записи не всегда разборчивы. Даже самая лучшая копировальная техника иногда не справляется.

Порядок оформления копии трудовой во всех структурах одинаковый. Хотя заверять такие копии позволительно ограниченному кругу сотрудников, в небольших организациях это поручается главным бухгалтерам. С подобным заявлением могут обратиться и сотрудники, давно уволенные, и находящиеся на заслуженном отдыхе.

Читайте также:  Освобождение от армии: основания и причины

Трудовые книжки неработающих граждан

Неработающие граждане за ксерокопией основного документа о занятой деятельности могут обратиться в 2 учреждения: на последнее место работы и в нотариальную контору.

Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

Нотариус оформляет ксерокопию также руководствуясь ГОСТ Р 6.30-2003. Время исполнения у нотариуса обычно занимает 1 день. Но здесь услуга платная.

Тариф состоит из госпошлины, установленной Законом РФ в сумме 100 рублей и услуг самого нотариуса. Минимальная цена правовой и технической нотариальной поддержки 600 рублей. Конечный тариф складывается индивидуально в зависимости от заполненных страниц.

Требования банков

Все банки для удостоверения кредитоспособности клиента требуют заверенную ксерокопию ТК. Есть случаи, зависящие от сумм рассматриваемых кредитов, когда трудовая деятельность не влияет на выдачу займа. Это особые программы кредитования под большие проценты.

Обратите внимание! Если гражданин взял оригинал трудовой книжки, то заверенная копия сотрудникам банка не нужна. Они изготавливают и заверяют документы сами.

Порядок оформления и выдачи копии ТК для банков ничем не отличается от предоставления ее в другие инстанции. Но сроки действия даже заверенных ксерокопий могут быть чрезвычайно малы. Государство этот момент не регулирует.

Качественно изготовленная копия ТК позволит избежать ненужных конфликтов в различных ситуациях. Заверением занимаются исключительно профессионалы, соответственно, возможные отклонения от законодательных правил минимальны.

Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

Статья проверена экспертом: Нефедовой Анной.

Источник: https://oprave.com/dokumenty/trudovaya/zaverit-kopiyu.html

Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

Копия трудовой книжки — это документ, который может понадобиться работнику при обращении в банк, Пенсионный фонд и в других ситуациях. Выдать ее должен специалист отдела кадров.

Казалось бы, что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии.

Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец.

В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.

  1. Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
  2. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
  3. Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
  4. Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
  5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
  6. Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
  7. Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
  8. Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.
    Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии
  9. Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими документы будут иметь такую же силу, даже если печать не стоит.
  10. Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.
  11. В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу

Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

Частые ошибки

Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?

  • Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
  • Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
  • Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
  • При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
  • Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки

До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией.

Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку.

Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.

Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.

Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут.

Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку.

Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.

Читайте также:  Можно ли оформить автомобиль на несовершеннолетнего ребенка

Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.

Сколько действует копия

На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.

Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.

Источник: https://ppt.ru/art/tk/kopiya

Как заверить копию трудовой книжки образец

Работник попросил копию трудовой. Расскажем, как заверить копию трудовой книжки, образец оформления приведем.

Очень часто возникают ситуации, когда работнику нужна трудовая книжка. Например, для оформления кредита в банке или загранпаспорта. Выдать оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права. Поэтому оформляется копия. Расскажем, как заверить копию трудовой книжки. Образец заверенной копии мы покажем в статье.

Скачать образец заверенной копии трудовой книжки>>>

Как заверить копию трудовой книжки без ошибок

Прежде чем рассказать, как заверять трудовую книжку, образец которой представлен ниже, отметим следующее.

Чтобы получить копию трудовой книжки в крупной организации, работник должен написать заявление на имя руководителя компании, а при наличии отдела кадров — его начальнику. Работники малых предприятий могут ограничиться устным сообщением.

Выдана копия трудовой книжки, заверенная работодателем, образец которой вы найдете ниже, должна быть не позднее 3 дней с момента получения заявления от работника.

Если сотрудник работает по настоящее время, трудовая книжка (образец ниже) заверяется следующим образом.

Для начала нужно снять ксерокопии всех страниц трудовой книжки. Начать следует с самой первой, где указаны фамилия, имя, отчество и другие данные работника. Последней должна быть страница, где указано место нынешней работы.

Далее на каждой ее странице внизу пишется фраза «Копия верна», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись, расшифровка подписи, дата заверения и ставится печать организации (при ее наличии).

При этом печать должна чуть заходить на саму копию трудовой книжки и чуть на подпись.

Посмотрите, когда отсутствие печати в трудовой книжке не ошибка, в статье «Новая справка, без которой ФСС не подтвердит страховой страж».

Некоторые учреждения дополнительно требуют наличия на последней странице копии надписи «Работает по настоящее время».

Заверить данный документ может сотрудник отдела кадров. Но если отдел кадров отсутствует, тогда это могут сделать главный бухгалтер или непосредственно сам руководитель организации.

Читайте по теме: Как заполнять трудовую книжку образец 2019

К сведению: заверить можно только последний лист копии трудовой книжки.

Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица.

Оттиск печати должен располагаться на подписи, частично на бланке с информацией и на последнем листе трудовой книжки, к которому он клеится.

Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

Срок действия копии трудовой книжки

Как правильно заверить копию трудовой книжки, образец которой дан выше, рассказали. Теперь поговорим о сроке действия копии.

Заверенная работодателем копия трудовой книжки, как правило, действительна в течение одного месяца. Если в течение этого времени в трудовую книжку вносились новые записи, копия становится недействительной.

Обратите внимание: нотариально заверенная копия трудовой книжки имеет неограниченный срок действия, до внесения новых записей в нее.

Источник: https://www.zarplata-online.ru/art/157207-kopiya-trudovoy-knijki-zaverennaya-rabotodatelem

Как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году | это, повременно премиальная система

Как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году и при этом соблюсти все требования законодательства? Расскажем об этом.

Правила заверения трудовой книжки

Копия трудовой предоставляется в течение 3 дней по письменному заявлению сотрудника на имя руководителя, в котором указана причина запроса. Отказать в этом кадровый специалист не имеет права (62 ст. ТК).

 Если организация малочисленна, допустимо и устное заявление, но лучше все-таки сделать все правильно.

Указывать организацию-получателя не обязательно, но это в интересах самого работника: так «кадровик» сможет сделать документ с учетом требований получателя.

В то же время выдавать книжку на руки до момента увольнения нельзя (за исключением случаев, когда оригинал требуется для Пенсионного фонда). Следовательно, необходимо сделать копию.

► Как по новому ГОСТу заверить копию трудовой книжки

Это может быть распечатанный скан документа или перенабранный и распечатанный текст, который заверяется. Копия трудовой может потребоваться во многих случаях: чаще всего для того чтобы получить в банке финансовый кредит либо подтвердить резюме, обосновать запрос на получение визы и т.д. Также она может потребоваться и самому работодателю, для расчета пособий.

Если выбран метод сканирования, необходимо оставить оригинальный размер документа, а не масштабировать его «для читабельности». Излишне говорить о том, что изображение должно быть не затемнено, а все буквы и цифры – отчетливо видны и понятны. Поправки и дополнения недопустимы, поэтому перед процедурой необходимо проверить актуальность и полноту сведений о сотруднике.

Порядок оформления документа:

  • Если используется перепечатка, необходимо сверить наличие и точность реквизитов (серию и номер; ФИО сотрудника; дату рождения; образование; специальность; дату заведения).
  • Каждый лист маркируется пометкой «Копия верна». Это касается ситуаций копирования части книжки, если же она дублируется целиком – то достаточно заверить последнюю страницу.
  • Проставляются печати предприятия и подпись руководителя. Обратите внимание: печать ставится строго поверх текста и визы руководителя. Подписать нужно вручную, использование цифровой визы недопустимо. Возможен вариант, при котором подпись ставит уполномоченный работник. Это может быть главный бухгалтер, руководитель кадровой службы и т.д.
  • На последнем листе ставится замечание «Исполняет свои функциональные обязанности либо работает по настоящее время».
  • Прошивается документ, нить приклеивается на внутреннюю обложку последнего листа.
  •  Готовая копия помечается сведениями о том, сколько листов она содержит. Также ставятся дата заверения, подпись ответственного работника, указание его должности и ФИО,  печать.

Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

Найдите нужный вам образец документа по кадровому делопроизводству в самой полной библиотеке шаблонов журнала «Справочник кадровика». Эксперты составили уже 2506 шаблонов!

Важно отличать копию трудовой книжки от выписки, то есть копирования части сведений. Это понятие утверждено в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), п. 7. В таком случае  достаточно обработать титульную страницу и лист с необходимыми сведениями. Далее выписка заверяется по тем же правилам.

Заверение копии трудовой книжки с 1 июля 2018 года

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1097361-17-m7-zaverenie-trudovoy-knijki

Как правильно заверить трудовую книжку

Трудовая книжка это документ, который подтверждает вашу трудовую занятость и стаж (наиболее часто требуется предоставить данные по последнему месту трудоустройства), место работы и занимаемую должность.

Чаще всего копия трудовой книжки требуется при сборе пакета необходимых документов для получения кредита, получения заграничного паспорта, открытия визы и в иных случаях, заметим, что оригинал документа хранится у работодателя.

В статье рассмотрим, как правильно заверить трудовую книжку на примере.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Для заверения трудовой книжки необходимо совершить ряд действий, первым делом снять копию всех ее страниц. Начинают с самой первой страницы где указываются фамилия, имя и отчество гражданина и другие данные. Далее делаем копию всех остальных страниц и последней у нас будет страница, где указано нынешнее место вашей работы, в котором вы трудитесь в настоящее время.

После это необходимо на каждой странице написать фразу “Копия верна” и рядом указать должность ответственного лица визирующего документ, его подпись и расшифровку (ФИО), указывается дата заверения и ставится печать организации (наименование организации на печати должно соответствовать вашему нынешнему месту работы).

Печать нужно ставить таким образом, чтобы она немного находила на саму копию документа и на подпись руководителя. Некоторые учреждения могут дополнительно потребовать, чтобы на последнем листе копии была также написана фраза “Работает по настоящее время”. В принципе вы можете ее написать сразу, ничего страшного в этом нет.

Кто может заверить документ: это может осуществить либо сотрудник отдела кадров или это может сделать главный бухгалтер, при отсутствии кадровика, или же непосредственно сам руководитель предприятия.

Сроки действия заверенной копии трудовой

Как правило, действие заверенной работодателем копии трудовой книжки исчисляет одним месяцем, но у каждого учреждения, куда необходимо предоставить данный документ, могут быть выдвинуты свои определенные сроки. Например могут установить срок давности копии в 14 календарных дней.

В случае внесения изменений в трудовую книжку в период действия копии, то она будет считаться не действительной.

Также обращаем внимание, что заверенная у нотариуса копия трудовой книжки, в отличие от простого заверения, не имеет ограничивающего срока действия, пока в нее не были внесены новые записи.

Полезная информация:

Порядок приема на работу нового сотрудника.
Документы необходимые при приеме на работу.
Полный список нужных кадровых документов.

Источник: https://infportal.ru/kadry/kak-pravilno-zaverit-trudovuyu-knizhku.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector