Служебная записка о направлении в командировку — образец 2020 года

Если вы составляете служебную записку на командировку, образец 2019 позволит избежать ошибок. Что включить в документ в обязательном порядке и какую форму использовать, расскажут наши эксперты.

Что такое служебная записка на командировку

Служебная записка о направлении в командировку — особый документ, удостоверяющий факт пребывания сотрудника на месте назначения, дату приезда и возвращения. Она нужна, если сотрудник осуществляет поездку на любом транспорте, в том числе на личном, служебном, арендованном. Документ требуется и в случае, когда сотрудник не имеет документов, подтверждающих факт проезда и проживания.

Служебная записка, если опираться на Постановление Правительства РФ под № 1595, заменяет командировочное удостоверение, отчет о выполненных работах, служебное задание. Она служит подтверждением расходов, понесенных человеком за время командировки. Оформляйте документ и для начисления суточных, ведь для их расчета требуется знание времени, которое работник провел в поездке.

Обратите внимание! На законодательном уровне не установлено, где хранятся служебные записки о командировке. Копии документов подшивайте к личному делу, а для оригиналов сделайте отдельную папку. Это наиболее удобный вариант. 

Шпаргалка: служебная командировка

Скачать в Системе Кадры

Образец служебной записки на командировку составляется организацией, но не запрещается использовать любой типовой шаблон. Ни один нормативно-правовой акт не фиксирует порядок оформления документа.

Если сочтете нужным закрепить основные положения о регулировании содержания, внесите соответствующие записи в локальные акты предприятия. Такая возможность регламентирована пунктом 3 Положения под №749.

Правила можно прописать и в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.

Как составить служебную записку на командировку: образец 2019

Содержание записки о направлении в командировку, ее продлении, отмене отличается. Несмотря на это, форма документа может быть единой. Включайте в него основные сведения, являющиеся обязательными.

Справка

Служебная записка составляется как самим работником, так и руководителем. Документ подготавливается от руки или в печатном виде. Учитывайте, что без подписи сотрудника он не имеет юридической силы.

Пример содержания служебной записки на командировку:

• В правом верхнем углу вписывают ФИО руководителя компании в дательном падеже. Ниже — ФИО руководителя подразделения. Здесь же указывают ФИО специалиста, составляющего записку.
• В центре бланка пишут наименование документа, а с новое строки — его содержание. Работник или руководитель излагает текст в свободной форме. Он указывает дату отъезда и приезда; цель командировки. При поездке на личном или служебном транспорте вписывают марку, модель машины, регистрационный номер.
• В самом низу бланка описывают прилагаемые документы, указывают дату составления бумаги и подпись работника с расшифровкой.

• Служебная записка о направлении в командировку: образец заполнения руководителем
• 
• Скачать образец
• Вариант заполнения записки работником

Скачать образец

Если составляется служебная записка об отмене командировки, образец должен включать основания. Поэтому включайте в него причины, почему сотрудника решили не отправлять на другой объект или в иную местность.

Например, «В связи с выполнением ремонтных работ арендатором своими силами, прошу отменить командировку инженера Иванова А.А. в город Саратов» или «По причине болезни руководителя организации отменить командировку Кондратьеву А.С.».

Выбирайте подходящие формулировки, опираясь на обстоятельства. Дополнительно издавайте приказ.

Когда подготавливается служебная записка о продлении командировки, образец должен включать перечень причин или обстоятельств, по которым сотрудник задерживается.

Он составляется непосредственным или временным руководителем, работником. Если при выполнении поручений сотрудник заболел, помимо записки он обязан предоставить больничный лист.

Читайте статью в журнале «Кадровое дело»: «Больничный от А до Я».

Форма служебной записки на командировку может быть любой, но подумайте над ее содержанием. Включайте в текст значимые факты, избегайте изложения второстепенных событий, не несущих смысловой нагрузки. Всегда перечитывайте предоставляемые сотрудниками документы. При обнаружении ошибок просите их переделать.

Обратите внимание! Если служебная записка составляется по факту возвращения из поездки, работник должен как можно быстрее отдать ее руководителю. В 7 пункте Положения под № 749 говорится об этом.

Вместе со служебной запиской сотрудник отдает документы о понесенных расходах во время поездки. В качестве них выступают чеки, договора и прочее. Если человек не может представить документы, руководитель решает, возмещать расходы или нет. В этом случае в служебной записке работник детально расписывает понесенные расходы, причины отсутствия подтверждающих бумаг.

Нюансы составления служебной записки на командировку

Служебный визит за границу

Пункт 15 Положения под № 749 утратил силу, поэтому при направлении работника в поездку за границу не нужно оформлять командировочные удостоверения. Подтверждающим документом о прибытии, убытии в место назначения, о понесенных расходах является служебная записка.

Составляя служебную записку на командировку, опирайтесь на образец 2019. Он подходит и при поездке за границу.

Но компенсация понесенных расходов, указанных в документе, осуществляется в иностранной валюте согласно ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

Основанием для выплаты является отметка в паспорте сотрудника пограничными органами. Копию паспорта прикладывают в качестве сопровождающего документа к служебной записке.

Если командировка планируется на территории стран, которые относятся к участникам Содружества Независимых Государств, дата пересечения границы определяется по проездным билетам или отметкам в путевом листе.

Поездка на служебном автомобиле или личном транспорте

При поездке на служебном или личном автотранспорте работник прикладывает к служебной записке путевой лист; чеки, квитанции и другие документы о расходах; бумаги, которые подтверждают поездку по маршруту к месту назначения.

Скачать образец

Командировка директора

Поскольку директор считается сотрудником организации, на него распространяются правила и положения законов, нормативно-правовых актов, касающихся рядовых работников. В пункте 7 Положения под № 749 нет исключений из этого правила.

Но Роструд имеет другую позицию по данному вопросу — считается, что руководителю не требуется составлять служебную записку, так как им подписываются приказы о командировке, ее переносе, продлении.

Чтобы избежать недоразумений, внесите в локальные акты компании положение о необязательном составлении документа директорами.

Поездка в выходной день

При составлении служебной записки на командировку в образце 2019 не нужно производить расшифровку специфики дней — рабочих, выходных. Основанием для выплат является табель учета рабочего времени. Поэтому документ составляется обычным образом, даже если поездка приходится на выходной или праздничный день.

Поездка предпринимателя

Согласно письму Минфина России от 05.07.2013 года под № 03-11-11/166, в командировки отправляют только наемных работников. Предприниматели — самозанятое население. Они не могут отправить себя в командировку.

ИП освобождены от обязанности составлять приказ, служебную записку, представлять документы о затратах. Но расходы можно учитывать при уплате налогов, чтобы уменьшить налогооблагаемую базу.

Чтобы обосновать необходимость поездки в рамках предпринимательской деятельности, потребуется протокол переговоров с поставщиками, покупателями, прочие документы.

Совет от редакции: пройдите курс в Высшей Школе Кадровика по направлению «Аудит всех кадровых документов в организации», чтобы выявить имеющиеся недочеты. По факту завершения вам выдадут официальный сертификат, который подтвердит уровень знаний.

Вывод

Источник: https://www.kdelo.ru/art/381863-slujebnaya-zapiska-na-komandirovku-19-m4

Образец служебной записки о командировке

Служебная записка на командировку потребуется, чтобы учесть и обосновать расходы. Оформить ее следует независимо от того, куда сотрудник едет и каким транспортом. Оформить все правильно помогут рекомендации и образцы служебных записок на командировку в 2019 – 2020 году для разных случаев.

Налоговики изобретают новые претензии к первичке: как защитить свои расходы

Для чего нужна служебная записка на командировку

Служебная записка — это документ, который подтверждает время нахождения работника в командировке, а также дату отъезда и прибытия из нее. Поэтому в первую очередь служебка нужна для того, чтобы начислить суточные. Ведь именно для их расчета важно знать время, которое сотрудник находился в служебной поездке.

Кроме того, наряду с другими первичными документами (путевыми листами, чеками, квитанциями), служебная записка подтверждает сами командировочные расходы. В частности, затраты на проезд и нахождение в пути, на бензин, парковку и пр. Какие расходы на командировки примет налоговая инспекция

Раньше срок командировки сотрудники подтверждали командировочным удостоверением. Период определяли по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда. Теперь срок подтверждают проездными документами.

Но когда работник отправляется в командировку на служебном транспорте либо личной или арендованной машине, таких документов у него нет. Поэтому документ для подтверждения размера суточных — это служебная записка.

А вот оформлять служебную записку о направлении в командировку не обязательно. Действующее законодательство не требует составлять такой документ.

Но если руководитель компании решит, что составлять служебки целесообразно, это правило можно закрепить внутренним документом (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Перед тем как отправить сотрудника в командировку, проверьте отели, в которых компания забронировала номера. Иначе есть вероятность, что налоговики не примут командировочные расходы.

Как составить служебную записку на командировку

Оформляется служебная записка по возвращении сотрудника из командировки. К ней сотрудник прикладывает оправдательные бумаги и весь пакет документов передает работодателю (п.7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Чтобы потом не было проблем со списанием расходов, бухгалтеру важно знать, как должна быть оформлена служебная записка.

Единой формы служебки нет. Компании и предприниматели должны разработать собственный бланк. Работники по возвращении из поездки будут просто заполнять необходимые поля. За основу можно взять служебную записку на командировку нашего образца.

Роструд рекомендует не перегружать служебку лишними сведениями. Когда разрабатываете бланк, помните, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования. Как оформить изменение срока командировки

Служебная записка на командировку требуется, чтобы начислить суточные и подтвердить расходы на поездки. Поэтому она должна содержать обязательные для первички реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Среди них: наименование и дата документа, наименование компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника.

Также советуем отразить сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

Образец служебной записки о командировке на 2019 год

Ниже мы привели актуальные примеры служебок для различных ситуаций. В частности, как сотрудник едет по работе на личном транспорте, надо подтвердить срок командировки, если нет других документов. 

Образец служебки, когда работника направили в командировку на личном авто

Образец служебки о подтверждении факта пребывания в командировке при отсутствии подтверждающих документов

Образец служебной записки о направлении сотрудника в командировку

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/52454-slujebnaya-zapiska-komandirovka-obrazets

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Перед отправкой сотрудника в командировку отдел кадров должен подготовить соответствующую документацию за подписью руководителя и командированного лица. Служебная записка выступает основанием для всего процесса.

Ее составление требуется, если:

1. Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.
2. Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника.

Подтверждение даты

Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.

Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.

Законодательная база

• Данные относительно всей процедуры оформления командировки и пребывания работника в ней указаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 2014 года №1595.
• Кроме этого, существует Указ Президента РФ от 2014 года №765 о порядке и условиях командирования лиц, находящихся на служебных и государственных постах.
• Также произошла отмена инструкций, сформированных еще в период существования СССР, Приказом Минфина России №147 и Минтруда России №1044 от 2014 года.
• Введено в действие новое Положение относительно процесса командирования лиц, утвержденное Постановление Правительства РФ №749 от 2008 года.

Для бланка служебной записки допустимо брать обычный лист формата А4, при этом форма отчетного листа разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, так как унифицированного образца не имеет. Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.

Структура документа следующая:

Читайте так же:   Бланк и образец командировочного удостоверения на 2019 год

1. В правом верхнем углу формируется шапка, в нее вносятся ФИО руководителя предприятия, ФИО непосредственного начальника, если он имеется, ФИО работника.
2. По центру листа вписывается название.
3. В теле документа оформляется в произвольной форме обращение к работодателю с описанием цели поездки, дат приезда/отъезда, а также основных фактов. При этом если поездка была выполнена посредством применения транспорта, необходимо указать все идентификационные данные этого авто.
4. Перечень прилагаемых документов.
5. Дата и подпись сотрудника.

Образец и правила заполнения в зависимости от варианта

Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:

1. Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
2. Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.

О направлении

Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.

Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об организации командировки

от 02.02.2018 №208/07

1. Уважаемый Олег Олегович!
2. В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.
3. Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:

• 6000 рублей для проживания в гостинице;
• 6000 рублей в качестве суточных;
• 6000 рублей на топливо для заправки авто.

Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.

На командировочные расходы

Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.

В документе также излагаются основные факты:

• цель поездки;
• дата отбытия и прибытия;
• данные об авто.

Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

о командировочных расходах

02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

Источник: https://ZnayBiz.ru/kadry/rezhim/komandirovki/poryadok-oformleniya-sluzhebnoj-zapiski.html

Служебная записка на командировку 2019: образец скачать, как заполнить, пример

Служебная записка о командировке подтверждает факт проезда и проживания работника. Документ также потребуется в случае поездки на личном, служебном и арендованном авто либо когда человек задержался в командировке. Рассмотрим образцы служебок на 2019 год.

Внимание! Чтобы оформить командировку в соответствии со всеми требованиями законодательства вам обязательно потребуются:

Работать с документами удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую первичку. Также она включает в себя выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование любой отчетности и многое другое.

Сравнить тарифы и цены ⟶

Функции служебной записки о командировке

Она позволяет удостоверить факт пребывания работника на месте назначения, дату приезда и возвращения. Ее составляют:

1. Когда работник едет в командировку или возвращается из нее на личном, служебном или арендованном авто. В данном случае в документе указывают фактический срок пребывания в месте командирования. По возвращении он представляет служебку работодателю вместе с документами, которые подтверждают использование авто:

• путевой лист;
• счета, квитанции, кассовые чеки и т. д.

1. Когда работник не может представить документы, подтверждающие проезд и проживание. В этой ситуации оформляют служебку, которая содержит подтверждение принимающей стороны о моменте прибытия и выбытия к ней работника. В качестве приложения составляют документ о том, что принимающая сторона подтверждает время нахождения по месту командирования. Работник оформляет его самостоятельно по прибытии.
2. При направлении в командировку. Служебную записку о направлении в командировку оформлять не обязательно. Но ее разработка и применение не запрещены. Если компания решит, что составление документа целесообразно, данное правило закрепляют в локальных нормативных актах.
3. Когда работник задержался в командировке по уважительной причине. Такой причиной может быть производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). Служебка на имя директора позволяет продлить срок командировки.

Важная функция служебной записки о командировке — подтверждение затрат работника за время командировки.

Также она потребуется для начисления суточных. Ведь для определения их суммы требуется знать количество времени, проведенного в поездке.

Содержание служебной записки о командировке: образцы заполнения разделов

Содержание служебки зависит от целей ее составления. При этом форма может быть единой (типовой шаблон). Законодательство это никак не регулирует. Компания вправе закрепить положения о составлении служебок в локальных нормативных актах, в приказе руководителя либо в положении о командировках.

Важно включить в служебку следующие реквизиты:

• ФИО директора фирмы в дательном падеже (в правом верхнем углу);
• ФИО руководителя подразделения и ФИО специалиста, составившего записку (ниже);
• Наименование документа (в центре бланка);
• Ниже — содержание документа (указывают дату отъезда и приезда, цель поездки, марку, модель машины, регистрационный номер и т. п.
• Перечень прилагаемых документов (внизу бланка)
• Дату составления и подпись работника с расшифровкой.

При составлении служебной записки об отмене командировки важно указать основания. Следует включить в документ причины ненаправления человека в поездку. Приведем примеры формулировок:

• «В связи с выполнением ремонтных работ арендатором своими силами, прошу отменить командировку инженера Васильева С.С. в г. Воронеж»;
• «По причине болезни директора компании прошу отменить командировку Петрову П.М.».

• Кроме того, нужно дополнительно издать приказ.
• При оформлении служебки о продлении командировки указывают причины задержки.
• В случае болезни командированного работника к документу прикладывают копию больничного листа.

Законодательство не содержит положений о месте хранения служебных записок на командировки. Их копии следует подшить к личному делу работника. Оригиналы хранят в отдельной папке.

Образцы служебных записок о командировке на 2019 год

Приведем актуальные примеры служебок для различных ситуаций.

Образец служебной записки о направлении сотрудника в командировку

Потребуется, если руководство фирмы приняло решение о ее оформлении и закрепило такую необходимость в локальных документах.

Образец служебки о подтверждении факта пребывания в командировке при отсутствии подтверждающих документов

Потребуется, чтобы подтвердить фактический срок пребывания работника в командировке, которые не имеет документов о проезде и проживании.

Образец служебной записки при поездке в командировку на личном транспорте

Когда служебка составлена

После составления и согласования служебки в бухгалтерии, ее представляют на подпись директору компании и работнику, который едет в командировку.

Если служебку оформляет работник по факту возвращения из командировки, он должен отдать ее директору в первый день выхода на работу. Вместе со служебкой работник предоставляет документы о понесенных затратах: чеки, счета, договоры и т. п. Если документов нет — затраты и причины отсутствия документов детально прописывают в служебке.

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/1869-slujebnaya-zapiska-na-komandirovku-obrazets-2019

Служебная записка на командировку — пример и образец в 2018 году

Если сотрудник направляется в командировку, работодателю следует оформить ряд документов. Работнику же нужно будет только ознакомиться с ними. Важно — должна быть составлена служебная записка в командировку согласно образцу 2018 года.

Служебная командировка и служебная записка

Служебная командировка — отправление сотрудника по решению работодателя для проведения необходимых мероприятий и осуществления ряда работ в местах, которые не относятся к основной компании. На основании статьи 166 ТК РФ поездка оформляется на определенный период. Если работодатель отправляет сотрудника в поездку, он должен предоставить ему следующие виды гарантий:

Служебная записка об отмене командировки — образец

Иногда в связи с производственными или иными причинами необходимо отменить поездку сотрудника. Причины бывают разные:

• Не удалось своевременно решить поставленную задачу в результате тяжелого заболевания сотрудника;
• Погодные условия не позволили продолжать работу;
• Иные значимые причины.

Подобные случаи должны быть предварительно внесены в локальные Положения о командировках. Если она отменяется, то денежные средства должны быть возвращены обратно в кассу. В бухгалтерии существуют основные сроки, в течение которых гражданин должен вернуть обратно деньги.

То есть трудоустроенный гражданин компании, который должен быть отправлен в поездку, обязан предоставить денежные средства не позднее трехдневного периода. Обратите внимание на ряд особенностей.

В таком случае нужно создать приказ, согласно которому денежные средства за невозвратные билеты будут возвращены сотруднику в полном объеме. Нужно обратить внимание, что эти расходы можно внести в бумагу отчета для снижения ставок по налогообложению прибыли. Должны быть соблюдены два условия:

• В документе должно быть указано, что поездка к принимающей стороне была связана непосредственно с получением прибыли;
• Причина отмены служебного задания подтверждается официальными документами, которые никак не относятся к просьбам самой компании.

Образец служебной записки об отмене поездки

Служебная записка на командировочные расходы — образец

Служебная записка является официальным документом, без которого сотрудник не сможет отправиться в поездку. Помимо этого, она служит подтверждением текущих расходов, которые были понесены за все время командировки.

Чтобы передать компенсационные расходы и оплату, необходимо написать документ согласно общепринятым правилам. Для начала проанализируйте принципы и нюансы записи расходов, которые были понесены гражданином в период осуществления поездки.

Они должны быть представлены непосредственно в бухгалтерии. Чтобы ее заполнить, воспользуйтесь образцом.

Образец служебной записки на командировочные расходы

Служебная записка на командировку на личном авто — образец

Если гражданин решил отправиться в поездку в 2018 году на собственном транспортном средстве, нужно учесть Положения об особенностях направления сотрудников в поездки, которые были утверждены постановлением Правительства Российской Федерации под номером 749.

Как гласит пункт 7 этого Положения, срок пребывания к принимающей стороне подтверждается проездными официальными бумагами. Однако если работник отправляется на собственном транспортном средстве, этот срок должен быть представлен в записке.

Она предоставляется бухгалтерии по возвращении сотрудника из командировки.

Образец служебной записки на командировку на личном авто

Служебная записка на продление командировки

Независимо от причины отъезда или продления командировки работнику, закон требует правильного оформления всех предоставленных документов. Эти правила учитываются в локальных нормативных актах компании. Чтобы продлить служебную записку, необходимо сделать запрос в письменном формате.

Речь идет о продлении срока в случае отсутствия противопоказаний по состоянию здоровья и только после согласия работника. Важно соблюдать подобные условия и гражданам, которые воспитывают детей младше трехлетнего возраста.

В эту категорию входят и одинокий родитель, который ухаживает за ребенком с ограниченными возможностями и так далее. Чтобы продлить поездку, необходимо оформить документ об этом. При этом сотрудник самостоятельно сможет отказаться от продления командировки.

Если работодатель начнет препятствовать, то он будет привлечен к административной ответственности. Стоит отметить, что в записке должны быть веские причины, которые повлекут за собой отсрочки срока поездки.

Кто пишет служебную записку на командировку директора?

Как гласит текущее законодательство, записка руководителя о направлении в поездку должна быть составлена вместо задания, отчета о выполнении работы и командировочного удостоверения. На этом основании оформляется и приказ. Если документ пишется на командировку директора, ее имеет право составить либо сам директор, либо уполномоченное или вышестоящее лицо.

Чтобы оформить правильно документ, нужно следовать следующим критериям:

• В правом верхнем углу укажите должность, ФИО руководителя;
• По центру пишется слово — Служебная записка;
• Под этим названием нужно написать обращение, согласно которому можно будет отправить директора в поездку. Здесь же указывается период выполнения, цель и перечень задач;
• В итоге ставится дата и подпись того, кто ее составил. К тексту могут быть приложены документы, которые отвечают за расходы денежных средств и тому подобное.

Стоит отметить, что в документе о поездке можно внести не просто дату, но и время начала, а также завершения текущей командировки.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (1

Источник: https://legionfg.ru/cluzhebnaya-zapiska-na-komandirovku-primer-i-obrazec/

Служебная записка на командировку в 2020 году: образец

Служебная записка на командировку предназначена, прежде всего, для определения цели командировки, которая в дальнейшем поможет подтвердить правильный выбор статьи затрат и решить возможные споры с налоговиками. Также в записке может утверждаться период нахождения работника в командировке, что облегчает работу бухгалтера при расчете суточных.

У этой служебки нет определенной формы, установленной законом. Вы можете составить ее в произвольном виде и утвердить локальным нормативным документом.

Однако помните, что согласно Национальному стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 необходимо описать правила составления служебной записки и ознакомить с ними сотрудников, чья деятельность связана с командировками.

Основной смысл документа заключается в разъяснении цели командировки, определение места поездки, указания должности и ФИО командируемого сотрудника. Также можно указать даты командировки.

Если инициатива идет от рядового сотрудника, то он, как правило, сначала визирует у своего руководителя, а затем документ отправляется к ответственному лицу всей организации (зачастую это генеральный директор).

Служебную записку, утвержденную всеми инстанциями лучше хранить в бухгалтерии. В таком случае будет удобнее воспользоваться документом при возможных вопросах налоговой.

Образец служебной записки на командировку 

• Скачать образец служебной записки на командировку можно на нашем сайте.
• Заполнить служебную записку на командировку вы можете онлайн в программе БухСофт.
• Заполнить записку онлайн
• Рассмотрим нередко возникающий вопрос учета расходов, связанных с личным автомобилем сотрудника, отправленного в рабочую командировку.

В таком случае согласно п.

7 Положения о командировках выписывается путевой лист, а в приказе о направлении отмечается, что сотрудник будет использовать свой транспорт.

Далее с командировочным заключается соглашение об использовании личного авто и требуется копия регистрационного свидетельства (письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).

После возвращения работник обязан предоставить путевой лист, чеки на ГСМ и служебную записку о командировке с датами служебной поездки.

За использования собственного средства передвижения организация рассчитывает и выплачивает коллеге компенсацию. Остальные расходы учитываются в стандартном порядке.

Напоминаем, что командируется только наемный персонал. Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, направить себя же в командировку вы не можете (письмо Минфина России от 05.07.2013 № 03-11-11/166).

При использовании автомобиля компании по возвращении из командировки работник также составляет служебку, не забывая указать следующую информацию о транспортном средстве:

• наименование,
• марка,
• тип транспортного средства,
• государственный регистрационный знак,

1. Обязательно пропишите место поездки, даты и время начала и окончания командировки, общую продолжительность (в днях).
2. В документе необходимо отметить совокупный пробег автомобиля в служебных целях и общий расход топлива на указанный пробег.
3. Помните, что помимо записки необходимо предоставить путевой лист, авансовый отчет и иные документы, подтверждающие служебные расходы.

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту служебной поездки на предоставляемой служебной записке обязательно наличие отметки с подтверждением принимающей работника стороны (организации либо должностного лица). Этот факт прописан в абз. 4 п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749.

Робот-пылесос при подписке на «Упрощенку»!

Сегодня при подписке на журнал «Упрощенка» — сразу два подарка: Робот-пылесос + 30 дополнительных дней подписки.

• Счет на «Упрощенку» + 2 подарка →

Источник: https://www.26-2.ru/art/355160-slujebnaya-zapiska-na-komandirovku

Служебная записка о направлении в командировку: образец

Отправление сотрудника в командировку должно инициироваться приказом по предприятию. Основанием для издания этого локального нормативного акта является служебная записка. Форма документа не регламентирована законодательством, шаблон на предприятиях разрабатывается самостоятельно.

Внутренний документооборот в секторе командировочных расходов предполагает соблюдение такой последовательности действий:

1. Составляется служебная записка, адресованная руководителю организации. Ее содержание должно быть согласовано с локальным Положением о командировках или другим аналогичным документом, действующим на предприятии. Служебная записка на командировку, образец которой может допускать произвольный вариант оформления, составляется на фирменном бланке компании.
2. После наложения разрешительной резолюции руководителя на служебную записку, оформляется приказ о направлении в командировку.
3. При возвращении из рабочей поездки работник заполняет и сдает в бухгалтерию авансовый отчет.

Ранее требовалось еще оформление командировочного удостоверения и служебного задания, но в 2015 году необходимость оформлять этот документ, отпала. Постановлением Правительства РФ №1595 от 29.12.14, их оформление отменено.

Образец служебной записки о направлении в командировку должен содержать такие сведения:

• персональные данные командируемого;
• пункт назначения или несколько мест, в которые предполагается заезд работника по служебным делам;
• цель поездки, характер работ во время командировки;
• поле для подписи работника и проставления даты.

Документ утверждается подписью руководителя компании.

Служебная записка на командировку: образец 2017 для подтверждения сроков поездки

При издании приказа о командировке в тексте документа приводятся даты отъезда и приезда обратно. По факту отведенного времени может оказаться недостаточно или слишком много.

Для подтверждения и уточнения периода служебной поездки командируемым сотрудником представляются проездные билеты и квитанции с мест проживания.

При отсутствии такой документации разрешается составлять служебную записку работником, в которой приводятся ссылки на другие подтверждения пребывания в том или ином месте во время поездки.

Служебная записка на командировку от работника необходима при поездке на:

• транспорте, принадлежащем предприятию;
• личном автомобиле или другом транспортном средстве;
• пассажирском транспорте третьих физических лиц.

Для возможности использовать один из перечисленных вариантов необходимо заранее согласовать такой вариант с руководством фирмы. К служебной записке надо будет приложить:

• путевой лист на автомобиль, которым командируемый добирался до пункта назначения;
• квитанции, чеки, подтверждающие осуществление расходов в точках по пути следования с указанием названий населенных пунктов.

В соответствии с письмом Минфина от 20 апреля 2015 года № 03-03-06/22368 служебная записка на командировку не может быть оправдательным документом без документального подтверждения изложенных в ней фактов.

При необходимости допускается оформление справки в пункте назначения о фактическом времени пребывания в назначенном месте.

Такая справка должна иметь подписи ответственных должностных лиц принимающей стороны и печать организации.

Служебная записка на командировку от сотрудника, образец в 2017 году

Источник: https://spmag.ru/articles/sluzhebnaya-zapiska-o-napravlenii-v-komandirovku-obrazec

Правила составления служебной записки о командировке, образец

Служебная записка – это особенный документ, который подтверждает пребывание командированного работника на месте, а кроме того дату приезда и возврата из командировки.

Согласно Постановлению Правительства РФ No1595, подписанному 29.12.2014 года, сейчас, уезжая в командировку, нет необходимости составлять командировочные удостоверения, писать должностное поручение и давать отчет о проделанной работе. С 2015 года единственным важным документом, сопровождающим рабочую командировку, считают служебную записку.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Кто должен писать?

СПРАВКА! Оформление служебной записки производит сотрудник компании самостоятельно сразу после возврата из поездки.

Для начисления оплаты и компенсирующих затрат немаловажно грамотно заполнить документ.

Инструкция по написанию

Бланк может быть представлен на обыкновенном листе формата А4. Рассмотрим форму, структуру документа:

1. В верхнем углу справа требуется указать ФИО руководителя компании в дательном падеже.
2. Немного ниже – ФИО руководителя подразделения (при наличии такого). Тут же прописывается ФИО работника, который составлял эту служебную записку.
3. В центральной части бланка указывается название документа и его содержание. Работник должен в свободной форме изложить свое обращение к руководителю.

Непременно должны присутствовать:

• дата отъезда, приезда;
• цель командировки;
• название, марка, модель, регистрационный номер транспорта (когда поездка была на личном, служебном либо арендованном авто);
• в нижней части бланка — описание прилагаемых документов;
• дата составления этого документа, подпись работника с расшифровкой.

Скачать бланк служебной записки на командировку

Как составляется документ?

В законодательстве не написано условий, которым необходимо следовать при составлении этого документа, по этой причине служебную записку можно составлять в свободной форме, однако с учетом конкретных условий:

1. Служебную записку оформляют на листе А4. Если у фирмы имеется фирменный бланк, в таком случае разъяснения правильнее составлять непосредственно на нем.
2. Документ адресуется лицу, который берет на себя решение о направлении в командировку, руководителю компании. Его должность и ФИО прописываются в верхнем правом углу.
3. Далее следует уточнить, кто именно считается автором служебной записки, командированным. Кроме того вписывается его должность и индивидуальные данные.
4. Приблизительно во 2-й трети листа по центру нужно указать название документа.
5. Затем идет развернутый документ, где детально разъясняется, по каким именно причинам, с какими целями, кто именно и в какой период был направлен в командировку.
6. Дополнительно следует определить, использовался ли личный или рабочий автотранспорт. В случае если да, вписываются регистрационные номера транспорта, а также данные о водителе.
7. Помимо этого, в данном разделе нужно более точно определить период отправки и возврата, так как это даст возможность четко установить продолжительность поездки.
8. Последующий пункт – приложения. В нем необходимо написать, какие непосредственно первичные документы предоставлены, для того чтобы доказать командирование. Это может быть как путевой лист, так и кассовые чеки с заправок, и квитанции на парковку, и отчет о проделанной работе, а также документы, подтверждающие продление или отмену командировки, если такое произошло.

   ВНИМАНИЕ! Так как список оправдательной документации ничем не регламентирован, то чем больше чеков, квитанций, а также счетов будет приложено, тем легче бухгалтеру списать затраты на произведенную командировку.

9. Последнее, что необходимо сделать, – установить дату формирования записки и подписать ее.

Подробно о том, что такое служебная записка, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также каковы требования к их написанию и внешнему виду.

Запрос о выплате средств на расходы

Эта категория является одним из более известных и востребованных видов служебных записок. К ее написанию прибегают сотрудники, которые должны осуществлять отъезды в служебных целях со своего рабочего места. Как составляется служебная записка с запросом о компенсации расходов:

1. Составление служебной записки с просьбой о возмещении командировочных средств, должно осуществляться строго после возврата сотрудника.
2. Необходимо определить список услуг, на которые были израсходованы деньги в служебных целях, однако этого мало.
3. Нужно прикрепить надлежащие чеки, проездные билеты, квитанции, также иные документы, указывающие факт оплаты сотрудником данных услуг.
4. Отчетливо зафиксируйте дату отъезда сотрудника в командировку, а также дату приезда.
5. Помимо ключевых пунктов, установленных для абсолютно всех записок, в тексте документа покажите четкое время с поминутным учетом и город, из которого сотрудник осуществил выезд, а кроме того город прибытия.
6. После чего перечислите детально все услуги, за которые необходимо возмещение, изобразив их как можно информативнее, однако в тоже время кратко.
7. Затем отметьте поминутное время приезда и укажите перечень документов, которые приложите в виде основания с целью получения денежных средств.

Скачать образец служебной записки о командировке на выделение командировочных средств на служебный транспорт и проживание

Подробно о том, как написать служебную записку на выплату, перерасчёт и удержание зарплаты, читайте тут.

Сообщение об использовании своего транспорта

СПРАВКА! В данном случае такой документ, как служебная записка, может понадобиться в том случае, если работник направлен в командировку на своем личном транспорте. Специальных условий к составлению данного документа нет, он пишется в свободной форме.

Как правило, в служебной записке с применением личного автомобиля непременно должна указываться последующая информация: дата, время начала и завершения поездки.

Эта информация требуется, чтобы бухгалтерия компании имела возможность подсчитать необходимую сумму суточных.

К примеру, в случае если работник возвратится из командировки после полуночи, тогда в сумму его суточных добавляется ещё один день.

Служебная записка обязательно должна дополняться:

• путевым листом;
• квитанциями о произведенной оплате парковки;
• кассовыми чеками на топливо.

Кроме этого, в данном документе должны быть указаны все затраты, связанные с применением автотранспорта – платные дороги и пр.

Пример служебки

• Директору ООО «Поляра» Титовой Елене Анатольевне от менеджера по продажам
• Быченко Дениса Владимировича.
• СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
• О подтверждении факта пребывания в командировке.

Довожу до Вашего сведения, что с 15 по 21 января 2017 года я находился в служебной командировке в ЧП «Гермес», расположенном в г. Иваново. Для проезда к месту командировки и обратно в ООО «Поляра», расположенное в городе Москва, использовал личный легковой автомобиль Hunday, государственный номер М256 ВО 732.

Фактический срок пребывания в командировке составил 7 календарных дней. Проживал у родственников.

Источник: https://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/na-komandirovku-z.html

Служебная записка на командировку (образец 2019

Иногда у работодателя возникает необходимость направить сотрудника на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, т. е. в командировку (ст. 166 ТК РФ). И перед направлением работником в командировку иногда составляется служебная записка на командировку.

Служебная записка о направлении в командировку

Служебная записка о согласовании командировки, как правило, составляется непосредственным начальником работника, которого планируют направить в командировку. Пишется такая служебная записка на имя руководителя организации.

В служебной записке на командировку нужно указать служебную необходимость, в связи с которой работника необходимо отправить в командировку, место, а также период командирования.

Если руководитель организации согласен с необходимостью командировки, то издается соответствующий приказ.

Служебная записка на командировку: образец-2019

Приведем образец служебной записки о командировке.

Скачать бланк служебной записки на командировку

Служебная записка на командировку генерального директора (образец)

Нужна ли служебная записка на командировку, если в служебную поездку направляется руководитель? По сути, необходимости в такой служебке нет – достаточно приказа о командировке.

Служебная записка о продлении командировки: образец

Иногда может возникнуть необходимость в продлении командировки, тогда командированный работник или его непосредственный начальник могут составить соответствующую служебную записку на имя руководителя организации.

В данном материале мы не будем приводить образец такой записки – ее можно составить по аналогии с приведенным выше примером служебной записки на командировку. В служебной записке укажите причину, по которой требуется продление командировки, а также период ее продления.

На основе служебной записки о продлении командировки впоследствии нужно издать приказ о продлении, если руководитель организации посчитает продление командировки целесообразным.

Служебная записка об отмене командировки (образец)

Командировка может быть отменена, например, в связи с болезнью работника, которого планировали направить в деловую поездку. Тогда в служебной записке нужно отразить причину отмены командировки. Затем на основании такой служебной записки руководитель издаст приказ об отмене командировки.

Сколько хранить служебные записки о командировках

Источник: https://glavkniga.ru/forms/896