Что такое электронные трудовые книжки и когда они будут введены

Что такое электронные трудовые книжки и когда они будут введены

Трудовая книжка сегодня используется, как документ, подтверждающий стаж работы для определения пенсионных прав гражданина. Работники кадровых служб не всегда внимательно вносят в нее записи, часто допускают ошибки, которые приводят к необходимости уточнять или исключать эти сведения. Поэтому логичным становится переход на электронные трудовые книжки, которые будут храниться на защищаемых ресурсах и использоваться при обращении гражданином за установлением пенсии.

Идея перевод в цифровой формат трудовых книжек, одобрена депутатами. Проекты изменений законодательства в этой сфере уже прошли первое чтение.

Планируется, что у работодателей появится необходимость передавать ежемесячно сведения о трудовой деятельности своего работника в орган Пенсионного фонда РФ. И эти данные будут накапливаться по каждому конкретному человеку.

Далее с 2021 года информацию об увольнении и приеме на работу должна будет передаваться в ПФР сразу после издания соответствующего приказа.

Начиная с 2020 года, будет происходить постепенный переход на цифровой формат. Первый этап пока не предполагает отказ от бумажного носителя. Процесс формирования в электронном виде будет запущен при одновременном ведении бумажных книжек.

Следует заметить, что отказ от бумажного документа для тех, кому он оформлен до наступления 2021 года, является добровольным. Если работник желает, чтобы все записи были продублированы в его книжке, то должен в письменной форме изложить свое желание в адрес работодателя. А он уже не вправе отказаться вести и хранить в бумажном варианте такую трудовую книжку.

Как будет выглядеть электронная трудовая книжка?

Что такое электронные трудовые книжки и когда они будут введены

ЭТК (электронная трудовая книжка) будет храниться одновременно у работодателя и в системе персонифицированного учета ПФР. Информацию о своей трудовой деятельности может узнать любой гражданин, имеющий доступ в ЕСИА. В личном кабинете на официальном сайте ПФР такие сведения будут собираться и храниться наравне с накопленными пенсионными правами.

Вся информация, которая в 2019 году содержится в трудовой книжке, будет перенесена в электронный файл. Исключение составят записи об образовании и поощрениях.

ЭТК будет содержать следующие сведения:

  • место работы — сведения о работодателе, у которого гражданин был официально трудоустроен;
  • период работы — даты начала и окончания трудовых отношений;
  • занимаемая должность — специальность, профессия;
  • сведения о квалификации работника;
  • даты приема, перевода на другую работу, увольнения в соответствии с приказами работодателя;
  • основания, по которым трудовой договор прекращен.

Преимущества трудовых книжек в электронном виде

Цифровой формат хранения сведений о трудовом пути гражданина имеет свои явные преимущества:

  • возможность гражданину быстро и удобно получить данные о своей трудовой жизни;
  • максимальное исключение ошибочных, недостоверных или не точных сведений, которые зачастую приводят к проблемам при назначении пенсии;
  • минимизация или полное исключение затрат работодателя на приобретение бумажных книжек, а также их ведение и хранение;
  • возможность со стороны гражданина контролировать полноту и правильность отражения информации о своей работе в ЭТК;
  • исключение бумажного документа при назначении пенсии, все сведения будут храниться на лицевом счете гражданина и это ускорит к ним доступ;
  • все полученные данные о деятельности граждан можно подвергнуть анализу со стороны работодателей и государственных органов;
  • открываются дополнительные возможности для трудоустройства дистанционно;
  • высокая степень защищенности данных и их сохранности.

Что станет с бумажными трудовыми книжками?

С 2020 года бумажный формат трудовых книжек останется в качестве варианта, дублирующего цифровые данные. В этот период на кадровые службы ложится большой объем работы, связанный с переносом сведений в электронный формат и одновременным ведением в старом формате БТК.

Трудовые книжки в привычном нам виде потеряют актуальность. Исключение составят лишь те, по которым граждане обратятся с заявлением к работодателю о продолжении ведения и хранения бумажной книжки. Остальным, кто до 2020 года не подадут заявление, выдадут на руки бумажные ТК, а информация будет храниться и накапливаться только в электронном виде.

С наступлением 2021 года трудовые книжки будут переведены на цифровой формат. Тем, кто будет трудоустраиваться впервые после 1 января 2021 года, бумажный вариант открываться больше не будет.

Где можно посмотреть данные, которые содержит электронная трудовая книжка?

Всю информацию, содержащуюся в ЭТК, гражданин сможет просмотреть:

  • в личном кабинете на официальном сайте Пенсионного фонда (pfrf.ru);
  • на портале Госуслуг (gosuslugi.ru).

Для входа потребуется иметь подтвержденную учетную запись ЕСИА.

Также гражданину доступны следующие способы получения информации из его ЭТК:

  • по запросу в территориальном органе ПФР;
  • в ходе обращения в ближайший МФЦ;
  • по письменному заявлению у работодателя по последнему месту работы (в период работы или при увольнении).

Что такое электронные трудовые книжки и когда они будут введены

Планируется, что данные на лицевых счетах будут актуальными, поскольку работодателей обяжут представлять на своих сотрудников сведения по форме СЗИ-ТД ежемесячно. А информацию о приеме и увольнении — не позднее следующего дня за соответствующей датой.

Предполагается ввести меры административной ответственности в отношении должностных лиц, представивших недостоверную или искаженную информацию о трудовой деятельности работников, или не представивших ее в срок.

Источник: https://trudtk.ru/trudovaja-knizhka/perehod-na-jelektronnye-trudovye-knizhki-s-1-janvarja-2020-goda/

Электронные трудовые книжки: когда введут и чего опасаться?

С 1 января 2020 года для работодателя будет действовать обязанность передавать сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему ПФР в электронном виде.

Что ждать от введения электронных трудовых книжек? Зачем они нужны? Кто выиграет от такого перехода и выиграет ли? Эти и другие вопросы комментирует Алексей Покидов, руководитель сервисного центра по обслуживанию персонала Северсталь-Центр Единого Сервиса.

Что означает для работодателя переход на электронные трудовые книжки?

Ранее пработодатель передавал в ПФР данные о работнике и отчислениях в пенсионный фонд, с 1 января 2020 года будет передавать информацию о должности сотрудника и даты работы, т.е. сообщать о факте найма, перехода на другую позицию и увольнения.

Что такое электронные трудовые книжки и когда они будут введены

На текущий момент остается открытым вопрос о том, как быть с данными о предыдущей трудовой деятельности сотрудника, в законодательстве это не предусмотрено. Картина прояснится, когда будут предоставлены форматы передачи отчетов, эта информация появится ближе к концу года.

Кто выигрывает от введения электронных трудовых книжек?

Прежде всего, хочу отметить, что главное отличие электронной книжки от бумажной — вся информация о трудовой деятельности будет храниться в электронном виде и у работодателя, и в Пенсионном Фонде (ПФР). Оцифруют все данные, которые сейчас вносятся в трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ, за исключением сведений об образовании сотрудника и его поощрениях.

 Электронные трудовые книжки: к переходу готовы

При этом электронные книжки имеют ряд преимуществ:

  • их невозможно потерять или подделать;
  • работнику не нужно предоставлять бумажные копии трудовой книжки, чтобы подтвердить сведения о трудовом стаже при обращении за государственными услугами;
  • кадровики быстро получают сведения о трудовой деятельности соискателя при приеме на работу;
  • у работодателей снижаются издержки на ведение и хранение бумажных книжек.

От этого выигрывают все. Работодатель выигрывает, поскольку значительно экономит время на ведении трудовых книжек в бумажном виде: тут и экономия ресурсов, и экономия бюджета.

Выигрывает ПФР, который к моменту расчета пенсии будет обладать полной информацией о трудовой деятельности гражданина.  Возможно не сразу, все зависит от того, как и когда будут внесены данные за периоды до 1 января 2020 года.

Работник получит возможность в любой момент посмотреть записи, которые делает работодатель, а также оперативно прислать информацию о своем рабочем стаже при трудоустройстве, в том числе и для работы удаленно.

Где будут храниться данные электронных трудовых книжек? Кто будет иметь к ним доступ?

Вся информация будет храниться в базе данных Пенсионного Фонда. Каждый работающий человек будет иметь доступ к своей электронной трудовой книжке.

Как будут предоставляться доступы юридическим лицам?

Есть несколько вариантов:

1) Самый вероятный: Только действующий работодатель будет иметь доступ к электронной трудовой книжке сотрудника.  Это означает, что если на этапе подбора персонала работодатель захочет проверить карьерную историю соискателя — он запросит у него выписку из электронной трудовой книжки.

2) Невероятный.  Все работодатели будут иметь доступ ко всем электронным трудовым книжкам.  Этот вариант входит в противоречие с законом о персональных данных.

Что будет с бумажными трудовыми книжками?

Переход от бумажных трудовых книжек к электронным будет проходить поэтапно. При этом от бумажных трудовых книжек могут со временем отказаться.

Тем не менее, в течении 2020 года работник может написать заявление с просьбой о ведении бумажной версии одновременно с цифровой.

В этом случае работодатель обязан дублировать сведения и в электронной книжке, и в бумажной, но с 1 января 2021 года для людей, поступивших на первую в жизни работу, ведение сведений о трудовой деятельности будет осуществляться только в электронной форме.

Как будут передаваться данные в Пенсионный фонд?

Сегодня для этого используется технический формат xml. Будет ли разработан новый формат передачи данных в ПФР или расширен существующий, пока не известно. Информация передается в  Пенсионный фонд до 15 числа месяца, следующего за отчетным ( например, за январь — до 15 февраля). Эти же сроки определены для электронных трудовых книжек с 01 января 2020 года.

2020 год –это пилотный год проекта, с 2021 года сроки становятся жестче. Так, информация о приеме или увольнении должна быть передана на следующий день после соответствующего события. В 2021 году на электронные трудовые книжки перейдут и малые предприятия (менее 25 сотрудников).

Какая информация будет передаваться в Пенсионный фонд работодателем?

Работодатели будут предоставлять:

  • идентификатор работника(СНИЛС);  
  • даты начала и окончания работы на данной позиции;
  • данные о должности работника;
  • информацию о внутренних перемещениях, а также перемещениях между работодателями.

Новостные каналы ранее много писали о том, что Пенсионный фонд оцифровал данные трудовых книжек. Так ли это на самом деле? Из каких источников была взята эта информация?

До 01 января 2020 года информация, которую подавали в Пенсионный фонд, содержала название юридического лица, месяц перечисления и данные об отчислениях в ПФР. Данных о должностях и дат смены работы в Пенсионном фонде нет. Поэтому так называемые исторические данные существуют только в ограниченной форме.

После начала использования электронных трудовых книжек встанет вопрос об оцифровке истории трудовой деятельности сотрудников.

Здесь несколько вариантов развития событий: например, действующий работодатель передает всю историю работы сотрудника на конкретное юридическое лицо. В этом случае будут получены полные данные хотя бы по текущему работодателю.

Сведения в трудовой книжке о других местах работы – ответственность других юридических лиц. И в этом случае возможен сценарий оцифровки через МФЦ.

Текущий работодатель дает работнику заверенную копию бумажной трудовой книжки, тот идет с ней в МФЦ и там ее оцифровывают.

Читайте также:  Номер и серия загранпаспорта на примере: где смотреть данные

В этом случае Пенсионный фонд будет обладать полной информацией о трудовой деятельности, передвижениям работника и всем этапам его трудовой деятельности.

Как работодателю подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки?

Этот вопрос — один из основных, которыми сейчас задаются кадровики и руководители компаний. Он действительно вызывает определенную тревогу и вот почему: Минтруд уже предложил перечень мер, которые понадобится провести для перехода на новые правила.

Среди них:

— с участием  профсоюзной организации подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты;

— письменно уведомить работников о грядущих изменениях.

  • Также придется обеспечить техническую готовность компании, чтобы уже с 2020 года иметь возможность передавать сведения в электронном виде.
  • Что такое электронные трудовые книжки и когда они будут введены
  • Более того, планируется предусмотреть административную ответственность в виде предупреждения для должностных лиц:

— за нарушение сроков подачи сведений;

— за направление неполной или недостоверной информации.

  1. Означает ли это переход на следующий этап цифровизации?
  2. Федеральная налоговая служба и Пенсионный фонд быстро идут по пути внедрения современных технологий и мы очень рады видеть эти позитивные изменения, с точки зрения трудового права, в том числе.

Источник: https://hr-tv.ru/articles/elektronnye-trudovye-knizhki-kogda-vvedut-i-chego-opasatsja.html

Электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года: как подготовиться к переходу

Что такое электронные трудовые книжки и когда они будут введены— Чем обусловлен переход на электронные трудовые книжки?

— Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

​К сожалению, нередко на практике работодатели безответственно ведут трудовые книжки, пренебрегают требованиями нормативных правовых актов. Из-за потери данных Пенсионный фонд России вынужден отказывать людям в назначении пенсии.

Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений. Плюс исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.

На дату выхода интервью пакет законопроектов о переходе на электронные трудовые книжки был рассмотрен и одобрен Госдумой в первом чтении.

— Какой переходный период установлен по отказу от бумажных трудовых книжек? Стоит ли работодателям беспокоиться о сроках?

— Вопрос перехода на электронные трудовые книжки очень активно обсуждается в СМИ и профессиональных сообществах. Появляется много недостоверных сведений, домыслов о том, что работодатели не успеют подготовиться к изменениям.

Первое, что нужно понять, — никуда спешить в 2019 году не нужно. Переход на электронное формирование сведений будет плавным. В 2020 году параллельно с ведением бумажных трудовых книжек мы начнем сдавать новую персонифицированную отчетность, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников.

Если законопроект будет принят, работодатель будет обязан вести бумажные трудовые книжки лишь тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут ему соответствующие письменные заявления. Остальным трудовые книжки будут выданы на руки, и работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение.

  • На тех, кто впервые поступит на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Ведение сведений о трудовой деятельности таких работников будет осуществляться
  • только в электронном виде.

Какие подготовительные мероприятия необходимо осуществить работодателям? Какие документы изменить или скорректировать?

— Главное в 2020 году — проинформировать работников об изменениях в законодательстве, желательно в письменной форме.

Важно донести, что уже с 2020 года работодатели будут направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности. Электронное хранение сведений о трудовой деятельности будет осуществляться только с персонального согласия человека.

Скорее всего, работодателям потребуется проанализировать существующие локальные нормативные акты и актуализировать тексты по вопросам ведения трудовых книжек.

— Что полезно знать работодателям о технической стороне вопроса? Нужно ли специальное программное обеспечение?

— Благодаря названию проекта «Электронная трудовая книжка — 2020» может возникнуть ложное понимание, что это некий носитель в электронном виде. Но это не так.

Для хранения сведений о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда. А это значит, что работодателям не нужно приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение. Для сдачи отчетности они смогут использовать привычные средства телекоммуникационной связи, например Контур.Бухгалтерию.

— Как будет осуществляться перенос информации с бумажных носителей на электронные?

— Такой перенос информации не запланирован. Это повлекло бы дополнительную нагрузку как на работодателей, так и на Пенсионный фонд.

Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.

— Кому должны написать заявление те, кто захотят сохранить бумажный документ? Работодателю?

  1. — Да, в этом случае работодатели будут дублировать всю информацию и в электронном виде.
  2. Помните, что именно работодатель обязан будет проинформировать работников, которые пожелают сохранить внесение записей в бумажную трудовую книжку,
  3. о необходимости написать заявление до 1 января 2021 года.

Однако я советую работодателям не спешить с оповещением в 2019 году. Дело в том, что к 2020 году законодатели могут уточнить требования к содержанию такого информирования.

— Если перенос данных из бумажных носителей в электронные не предусмотрен, нужно ли работнику будет самостоятельно осуществлять какие-то дополнительные действия, чтобы перенести данные о своем трудовом стаже в электронный формат?

Кадровое делопроизводство

Получите удостоверение о повышении квалификации

Начать обучение

— Возможно, после рассмотрения законопроекта в Государственной Думе этот вопрос будет решен. Сейчас запланировано, что все данные будут предоставляться через отчетность, поэтому будем ждать нормативные правовые акты, которые утвердят соответствующие формы.

  • — Созданы ли какие-то вспомогательные памятки, которые помогут осуществить переход?
  • — На сайте Пенсионного фонда России в разделе «Электронная трудовая книжка» представлена актуальная информация по теме.
  • — В чем польза от внедрения электронных трудовых книжек?

— В практике встречаются случаи массовой утраты документов вследствие пожара, кражи сейфа. И процесс их восстановления всегда очень сложный и трудоемкий.

К тому же сейчас есть ряд ненужной и лишней отчетности между лицом, ведущим трудовые книжки, и бухгалтерией.

Переход на цифровые носители решит эти проблемы, позволит снизить издержки на приобретение и хранение трудовых книжек. Не нужно будет нести ответственность за их сохранность и тратить время на бумажное оформление. Работодателям будет проще взаимодействовать с дистанционными работниками.

Но все же бумажная трудовая книжка является неким сдерживающим дисциплинарным механизмом. Для некоторых работников важно сохранить именно в ней хорошую историю записей.

Понятно, что после перехода на электронное формирование сведений туда тоже будет попадать информация об увольнениях, например по дисциплинарному основанию. Но ряд российских работников думает так: нет документа, нет проблем.

  1. — Какие сложности переход добавит работодателям?
  2. —  Работодатели, работники которых пожелают оставить бумажные версии трудовых книжек, будут обязаны дублировать информацию оттуда в отчетность в территориальные отделения ПФ РФ.
  3. — Как изменится отчетность в связи с введением электронных трудовых книжек?

— Планируется, что с 1 января 2020 года у работодателей появится новый вид персонифицированной отчетности. Срок и периодичность подачи сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем.

А с 1 января 2021 года при приеме на работу и увольнении работника страхователю нужно будет также представлять сведения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения.

Сейчас подготовлены проекты форм СЗИ-ТД и СЗВ-ТД для представления сведений о трудовой деятельности работников. Окончательный их вариант мы увидим только после появления соответствующих нормативных правовых актов.

— Что можно сказать об информационной безопасности проекта? Кто будет осуществлять защиту персональных данных?

— Эта обязанность ложится на Пенсионный фонд. Его представители говорят, что многолетний опыт работы Фонда указывает на то, что информационные системы надежно защищены. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

— Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?

— Для получения сведений из электронной трудовой книжки работникам необходимо будет зайти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо будет зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если работник уже зарегистрирован на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР нужно использовать свои логин и пароль.

  • Информацию о трудовой деятельности можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:
  • • у работодателя (по последнему месту работы);
  • • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • • в многофункциональном центре (МФЦ).

Работодатель может получать эту информацию от нового сотрудника либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета. При увольнении сотрудника работодатель будет обязан выдать ему документ, подтверждающий сведения о трудовом стаже.

Также доступ к информации будут иметь работники многофункциональных центров, конечно же, с согласия граждан. Речь идет об оформлении услуг, когда необходимы данные о периодах трудовой деятельности.

— Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?

— В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах.

Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях.

Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.

  1. Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.
  2. Внесение информации о награждениях не предусмотрено.
  3. — Что нужно знать об ответственности за нарушения?
  4. — Напомню, что обязанность по информированию работников об изменениях в части применения трудовых книжек лежит на работодателе.

В Государственную Думу внесен проект Федерального закона № 748758-7, направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется введение административной ответственности для работодателя, который представит в информационную систему ПФ РФ неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.

— Какие перспективы открывает переход на электронные трудовые книжки?

— Повысится достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности работников. Появятся дополнительные возможности взаимодействовать дистанционно. Это касается и вопросов трудоустройства, и оформления пенсий по данным лицевого счета. И, конечно же, обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1695

Все про электронные трудовые книжки с 2020 года

С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку, которая обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета.

На сайте ПФР создана специальная страница для просвещения россиян на тему внедрения электронных трудовых книжек.

Проекты

Три законопроекта на тему электронной трудовой книжки недавно приняты Госдумой в первом чтении.

  • № 748684-7 О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде);
  • № 748744-7 О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
  • № 748758-7 О внесении изменений в КоАП в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений.

Дата второго чтения пока не назначена.

Плюсы

Преимущества электронной трудовой книжки

  • удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
  • минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
  • дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
  • снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
  • дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
  • использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
  • новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;
  • высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Даты перехода

Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года.

Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальные граждане в течение 2020 года смогут подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

Читайте также:  Расчет задолженности по алиментам - простые и популярные методы

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Что там будет

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (специальность, профессия);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания прекращения трудового договора.

Как получить данные из своей книжки

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет ПФР, а также на портале госуслуг.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • у работодателя (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе ПФР;
  • в МФЦ.

Что такое электронные трудовые книжки и когда они будут введены

Что делать работодателям

С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

  • Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия компаний с ПФР.
  • В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям подлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.
  • При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.
  • Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

А если вдруг сбой в системе?

Этого не может быть, утверждает ПФР.

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны.

Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Источник: https://www.klerk.ru/buh/articles/490484/

Электронные трудовые книжки: что это такое, особенности ведения, правила перехода

С 2020 года власти могут обязать всех работодателей оформлять электронные трудовые книжки. Рассмотрим, что представляет собой это нововведение, его преимущества и недостатки, а также особенности перехода к использованию.

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Проект закона по введению электронных трудовых книжек

Внедрение в России электронных трудовых книжек предусматривает законопроект № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)». Его разработал Минтруд. Сейчас документ находится на рассмотрении в Госдуме и уже принят в первом чтении.

Согласно поправкам, в стране будет происходить постепенный переход от бумажной версии трудовых книжек к электронной. Но сначала оба формата можно будет вести параллельно. Затем произойдет полный отказ от привычной бумажной версии.

Если проект закона будет принят в том виде, в котором он прошел первое чтение, то электронные трудовые книжки начнут вводить в 2020 году. На работодателей возложат обязанность до конца 2020 года наряду с традиционной бумажной трудовой книжкой формировать ее цифровую версию. 

Электронная версия представляет собой информацию о трудовой деятельности работника. Она будет находиться в информационной системе ПФР. Работодатели будут обязаны направлять в нее данные о работниках ежемесячно.

По своему содержанию трудовая книжка в электронном виде не будет принципиально отличаться от привычной всем бумажной. Главное отличие состоит в способе передачи и хранения информации. Работодатели не будут дублировать электронную трудовую на физическом носителе. Но в течение переходного периода они продолжат ведение уже существующих бумажных книжек.

До конца 2020 года бумажные трудовые следует вести в обычном режиме. В течение этого года работники смогут в заявительном порядке попросить работодателя о продолжении ведения бумажной версии.

Если заявления не поступит, работодатель обязан будет выдать книжку на руки.

При этом уже с 1 января организации и ИП начнут передавать в ПФР сведения, необходимые для ведения электронных трудовых книжек.

Согласно поправкам, россияне, впервые трудоустроившиеся в 2021 году, не смогут оформить бумажную трудовую книжку. Все сведения о них будут храниться только в электронном виде. Но при желании любой гражданин сможет получить бумажную выписку несколькими способами (см. ниже).

Кто должен вести электронные трудовые книжки?

Готовиться к изменениям должны абсолютно все работодатели. Для организаций и ИП процесс работы сведется к обеспечению своевременной передачи сведений в ПФР.

В законопроекте прописано, что работодатель обязан будет в письменном виде довести до сведения сотрудников информацию об изменениях в законодательстве и праве на продолжение ведения трудовой книжки в бумажном формате.

Кроме того, работодателям придется обеспечить техническую возможность передачи сведений в информационную систему ПФР. С 1 января 2020 года сведения нужно будет предоставлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Как будет работать электронная трудовая книжка

С начала 2020 года компании и ИП начнут направлять в информационную систему ПФР данные о трудовой деятельности своих работников. На основе этих сведений Фонд будет создавать электронные трудовые книжки. Передача данных будет осуществляться по уже имеющимся каналам, которые обеспечивают взаимодействие работодателей с Фондом.

Содержание новых электронных трудовых книжек аналогично бумажным. Они будут иметь следующие сведения:

  1. Место трудоустройства;
  2. Период трудоустройства;
  3. Должность;
  4. Трудовую функцию;
  5. Квалификацию;
  6. Дату приема на работу, увольнения, перевода на другую должность;
  7. Основания для прекращения трудовых отношений.

Получить перечисленные выше сведения о себе любой гражданин сможет тремя способами:

  • у последнего работодателя;
  • путем обращения в ПФР или МФЦ;
  • в личном кабинете на сайте ПФР и Портале госуслуг.

Данные доступны:

  • в распечатанном виде;
  • по электронной почте;
  • в виде файла на цифровом носителе.

Как перейти на электронные трудовые книжки

Введение электронных трудовых книжек потребует от работодателей определенных действий. Рассмотрим пошаговую инструкцию.

Шаг 1. Утверждение изменений в локальных нормативных актах. В правилах внутреннего трудового распорядка необходимо указать, что при трудоустройстве гражданин может предоставить как подтверждение своего трудового стажа не только трудовую книжку, но и сведения, полученные из электронной базы данных.

Шаг 2. Создать адрес электронной почты для отдела кадров. Это необходимо для соблюдения права работников на отправку заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Шаг 3. Проинформировать работников об изменениях в законодательстве.

Что такое электронные трудовые книжки и когда они будут введены

Шаг 4. Создать технические условия для того, чтобы отдел кадров мог с января 2020 года передавать сведения в информационную систему ПФР по форме для электронной трудовой книжки.

Плюсы и минусы введения электронных трудовых книжек

Введение электронных трудовых книжек имеет явные плюсы использования как для работодателей, так и для работников. Рассмотрим их в таблице 1.

Таблица 1. Плюсы и минусы ведения электронных трудовых книжек

Для работодателей Для граждан
  1. Создается единая база на всех сотрудников, которая обеспечивает возможность систематизации данных и их хранения в электронном виде.
  1. Возможность быстро получить доступ к информации о трудовой деятельности, даже если компания перестала существовать.
  1. Сокращаются расходы на ведение документооборота.
  1. Работодатели больше не смогут затягивать с выдачей ТК или вносить в нее недостоверные сведения.
  1. Возможность быстро и просто проверить сведения о трудовом стаже соискателя.
  1. Больший уровень защиты данных от утраты или доступа третьих лиц.
  1. Сокращение риска столкнуться с поддельным бланком и ложными сведениями о трудовом опыте работников.
  1. Возможность получить справку в ПФР, проверив достоверность сведений.

Также есть минусы:

  • цифровизация документооборота потребует дополнительных финансовых затрат;
  • качество процесса зависит от обеспеченности стабильным интернетом;
  • существует угроза заражения вирусом или сбоев в работе программного обеспечения. 

Ответственность работодателей

Электронная трудовая книжка в 2019 году остается в рамках законопроекта. Ожидается, что он будет принят до конца года. В таком случае с 1 января 2020 года на работодателей ляжет обязанность направлять в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности работников.

Делать это нужно ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. А уже с января 2021 года при приеме на работу сотрудника или в случае увольнения информационный обмен с ПФР будет происходить не позднее рабочего дня, следующего за днем того или иного события.

В проекте закона прописано, что ПФР сможет информировать Роструд о нарушениях со стороны организаций и ИП посредством единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

Если в течение года работодатель более одного раза допустит нарушение сроков передачи информации или ее искажение, для него наступит административная ответственность.

Санкция заключается в предупреждении (ч. 8. ст. 5.27 КоАП).

Электронные трудовые книжки в России будут вводить постепенно. В течение переходного периода предусмотрена возможность продолжать ведение записей в бумажных документах. Но работодателям стоит начать подготовку к нововведениям, чтобы избежать административного наказания за несвоевременный или неполный информационный обмен с ПФР.

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/2386-elektronnye-trudovye-knijki

Электронные трудовые книжки

В 2020 году привычные трудовые книжки сменит цифровой аналог. Переход на электронные трудовые книжки будет постепенным, а у некоторых работников останется возможность отмечать свой трудовой стаж по старинке – на бумажных листах. В чем преимущества и недостатки нововведения, как подготовиться к этому работодателям – разберемся подробно.

Порядок перехода на электронные трудовые книжки

Трудовая книжка в электронном виде будет выполнять те же функции, что и ее бумажный собрат: в нее планируется заносить все данные, связанные с трудоустройством. Ключевое отличие – в способе передачи и хранения информации. Сведения о трудовой деятельности каждого работника будут передаваться по сети Интернет и храниться в информационной базе ПФР. Это предполагает:

  • удобную, интуитивно понятную систему навигации, что позволит быстро находить необходимые сведения о конкретном работнике;
  • возможность одновременного доступа к информации представителей других государственных структур – Центр занятости, Министерство труда и социального развития, ФСС;
  • усиленную защиту сведений от несанкционированного доступа, сведение к минимуму вероятности потери данных.

Электронные трудовые книжки начнут вводить с 1 января 2020 года – но работодателям придется еще долго действовать на два фронта – обеспечивать одновременно ведение и бумажных, и цифровых носителей. С 2021 г. на тех, кто впервые устраивается на работу, можно будет заводить только электронный вариант.

Трудящиеся со стажем смогут продолжать пользоваться бумажной версией, для этого нужно написать соответствующее заявление. Но данные о них работодателю все равно придется подавать и в электронном виде тоже. Сотрудники, которые не напишут заявление, получат бумажные трудовые книжки на руки. Полностью отказаться от них планируется к 2027 г.

Читайте также:  Ставка транспортного налога в московской области на 2020 год

Трудовая книжка: ненужная рутина или важный документ?

Электронные трудовые книжки: аргументы «за» и «против»

Бумажная версия давно стала объектом многочисленных претензий: книжку легко испортить, потерять, а восстановить бумажный вариант сложно, займет много времени. Компании несут солидные затраты на хранение этой «макулатуры», а мошенники часто подделывают бланки.

Татьяна Козлова, директор по персоналу ООО «Байкал-Сервис ТК»

Использование электронного формата взамен бумажного исключит все эти минусы и для работника, и для организации. В организациях упростится кадровое делопроизводство: исчезнет необходимость в затратах на подготовку и заверение копий. Однако, на мой взгляд, существуют и минусы.

Поскольку все сведения будут храниться в базе данных, то всегда есть опасность утечки информации.

Более того, в небольших компаниях, которые находятся в удаленных регионах, может не оказаться элементарных условий для такого перехода — нет необходимого ПО или вовсе отсутствует доступ в интернет.

По сравнению с бумажным аналогом сторонники «оцифровки» данных говорят о явных плюсах электронных книжек.

Для работодателя Для работника
Возможность удобной систематизации данных о всех сотрудниках в цифровом виде, наличие единой базы по всем работникам. Оперативный доступ к данным электронной трудовой книжки, быстрое получение выписки о трудовой деятельности – даже если организация уже ликвидирована.
Сокращение расходов на ведение документооборота за счет автоматизации процесса. Отсутствие вероятности обмана и манипуляций со стороны работодателя (затягивание с выдачей трудовой книжки, внесение недостоверных сведений). Сведения об отчислениях с заработной плату будут формироваться автоматически и ПФР сможет легко этот процесс отслеживать.
Оперативное подтверждение данных о квалификации и стаже работника, которые он указывает в резюме или, например, озвучивает на собеседовании. Минимальный риск утраты информации из трудовой книжки: в отличие от бумажной цифровая не может сгореть или потеряться. Вероятность доступа к ней постороннего человека также минимальна.
Отсутствие возможности использования работником поддельных бланков, внесения «липовых» записей. Возможность в любой момент проверить достоверность сведений, запросив справку в ПФР или на портале госуслуг.

Из минусов «электронки» называют:

  • потребность в больших расходах на перевод бумажного документооборота в цифровой вид;
  • сложности с реализацией программы в районах, где часто возникают проблемы с доступом в Интернет;
  • вероятность заражения базы вирусами, сбоя в программе.

Основные опасения многих работодателей касаются рисков потери данных – восстановить базу при глобальном сбое системы будет очень сложно.

Надежда Миллер, HR-директор otc.ru

Каким образом люди в этом случае будут подтверждать свой трудовой стаж и вредность? А если сбой случится не через 10 лет, например, когда еще будет возможность бумажных запросов для подтверждения, а когда дублирование бумажной трудовой и электронной прекратится? Поэтому я, сколько это возможно, буду помимо электронной трудовой книжки параллельно вести также учет в бумажном виде, со всеми записями, подписями и печатями.

Читайте по теме: Работа по договору без трудовой книжки: когда это возможно?

Как перейти на электронные трудовые книжки

В Минтруде пояснили, какую информацию придется передавать работодателям в ПФР с введением электронных трудовых книжек. По сути, это те же сведения о трудовой деятельности застрахованных граждан, что ранее вносились в бумажную книжку, единственное исключение — решения о вынесении поощрений:

  • место работы – следует указать название компании полностью, ее регистрационный номер, данные о переименовании;
  • периоды трудовой деятельности – информация о приеме на работу и увольнении, переводе на другую работу;
  • наименование должности, профессии с указанием квалификации;
  • информация о распоряжениях, на основании которых были зарегистрированы трудовые взаимоотношения.

Работодателям предстоит заранее подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки:

  • внести соответствующие изменения в локальные нормативные документы, а также в содержание коллективных договоров и соглашений;
  • обеспечить готовность технического оснащения для своевременной передачи электронных сведений в ПФР;
  • каждого работника письменно известить о грядущих нововведениях и его правах по использованию трудовой книжки старого формата.

Сведения нужно будет предоставлять ежемесячно: в 2020 году – не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным периодом; с 2021 года – не позднее рабочего дня, который следует за датой издания соответствующего распоряжения.

При увольнении работодатель обязан будет выдать сотруднику выписку с данными о его трудовом стаже – на бумажном носителе, со всеми необходимыми подписями и печатями. Этот документ с работника потребуют при новом трудоустройстве.

Татьяна Афонина, HR-директор платежного сервиса CloudPayments

Сейчас видится риск оперативного получения информации о работнике. База данных будет храниться в ПФР, где у каждого будет свой личный кабинет.

До конца непонятен формат взаимодействия с ПФР — в каком виде будет осуществляться предоставление информации о сотруднике и с какой скоростью. Понятно, что мы как работодатели должны подавать сведения в госорган.

Но как быстро они будут обновлять эти данные, насколько будут сведены к минимуму ошибки по внесению этих данных, будут ли базы работать корректно — вопросы, которые нас волнуют.

В отношении работодателей, которые будут задерживать передачу сведений, планируется ввести административную ответственность. Точные размеры штрафных санкций пока неизвестны.

Как поставить иностранного работника на миграционный учет по новым правилам

Для ленты новостей мы запустили специальный канал в Telegram и группу в Фейсбуке. Присоединяйтесь!

Срочная статья: 50 главных изменений в законодательстве с 1 января 2020

Источник: https://www.business.ru/article/2114-elektronnye-trudovye-knijki

Электронные трудовые книжки: когда введут и чего опасаться?

С 1 января 2020 года для работодателя будет действовать обязанность передавать сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему ПФР в электронном виде.

Что ждать от введения электронных трудовых книжек? Зачем они нужны? Кто выиграет от такого перехода и выиграет ли? Эти и другие вопросы комментирует Алексей Покидов, руководитель сервисного центра по обслуживанию персонала Северсталь-Центр Единого Сервиса.

Что означает для работодателя переход на электронные трудовые книжки?

Ранее пработодатель передавал в ПФР данные о работнике и отчислениях в пенсионный фонд, с 1 января 2020 года будет передавать информацию о должности сотрудника и даты работы, т.е. сообщать о факте найма, перехода на другую позицию и увольнения.

На текущий момент остается открытым вопрос о том, как быть с данными о предыдущей трудовой деятельности сотрудника, в законодательстве это не предусмотрено. Картина прояснится, когда будут предоставлены форматы передачи отчетов, эта информация появится ближе к концу года.

Кто выигрывает от введения электронных трудовых книжек?

Прежде всего, хочу отметить, что главное отличие электронной книжки от бумажной — вся информация о трудовой деятельности будет храниться в электронном виде и у работодателя, и в Пенсионном Фонде (ПФР). Оцифруют все данные, которые сейчас вносятся в трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ, за исключением сведений об образовании сотрудника и его поощрениях.

При этом электронные книжки имеют ряд преимуществ:

От этого выигрывают все. Работодатель выигрывает, поскольку значительно экономит время на ведении трудовых книжек в бумажном виде: тут и экономия ресурсов, и экономия бюджета.

Выигрывает ПФР, который к моменту расчета пенсии будет обладать полной информацией о трудовой деятельности гражданина. Возможно не сразу, все зависит от того, как и когда будут внесены данные за периоды до 1 января 2020 года.

Работник получит возможность в любой момент посмотреть записи, которые делает работодатель, а также оперативно прислать информацию о своем рабочем стаже при трудоустройстве, в том числе и для работы удаленно.

Где будут храниться данные электронных трудовых книжек? Кто будет иметь к ним доступ?

Вся информация будет храниться в базе данных Пенсионного Фонда. Каждый работающий человек будет иметь доступ к своей электронной трудовой книжке.

Как будут предоставляться доступы юридическим лицам?

Есть несколько вариантов:

1) Самый вероятный: Только действующий работодатель будет иметь доступ к электронной трудовой книжке сотрудника. Это означает, что если на этапе подбора персонала работодатель захочет проверить карьерную историю соискателя — он запросит у него выписку из электронной трудовой книжки.

2) Невероятный. Все работодатели будут иметь доступ ко всем электронным трудовым книжкам. Этот вариант входит в противоречие с законом о персональных данных.

Что будет с бумажными трудовыми книжками?

Переход от бумажных трудовых книжек к электронным будет проходить поэтапно. При этом от бумажных трудовых книжек могут со временем отказаться.

Тем не менее, в течении 2020 года работник может написать заявление с просьбой о ведении бумажной версии одновременно с цифровой.

В этом случае работодатель обязан дублировать сведения и в электронной книжке, и в бумажной, но с 1 января 2021 года для людей, поступивших на первую в жизни работу, ведение сведений о трудовой деятельности будет осуществляться только в электронной форме.

Как будут передаваться данные в Пенсионный фонд?

Сегодня для этого используется технический формат xml. Будет ли разработан новый формат передачи данных в ПФР или расширен существующий, пока не известно. Информация передается в Пенсионный фонд до 15 числа месяца, следующего за отчетным (например, за январь — до 15 февраля). Эти же сроки определены для электронных трудовых книжек с 01 января 2020 года.

2020 год –это пилотный год проекта, с 2021 года сроки становятся жестче. Так, информация о приеме или увольнении должна быть передана на следующий день после соответствующего события. В 2021 году на электронные трудовые книжки перейдут и малые предприятия (менее 25 сотрудников).

Какая информация будет передаваться в Пенсионный фонд работодателем?

Работодатели будут предоставлять:

Новостные каналы ранее много писали о том, что Пенсионный фонд оцифровал данные трудовых книжек. Так ли это на самом деле? Из каких источников была взята эта информация?

До 01 января 2020 года информация, которую подавали в Пенсионный фонд, содержала название юридического лица, месяц перечисления и данные об отчислениях в ПФР. Данных о должностях и дат смены работы в Пенсионном фонде нет. Поэтому так называемые исторические данные существуют только в ограниченной форме.

После начала использования электронных трудовых книжек встанет вопрос об оцифровке истории трудовой деятельности сотрудников.

Здесь несколько вариантов развития событий: например, действующий работодатель передает всю историю работы сотрудника на конкретное юридическое лицо. В этом случае будут получены полные данные хотя бы по текущему работодателю.

Сведения в трудовой книжке о других местах работы — ответственность других юридических лиц. И в этом случае возможен сценарий оцифровки через МФЦ.

Текущий работодатель дает работнику заверенную копию бумажной трудовой книжки, тот идет с ней в МФЦ и там ее оцифровывают.

В этом случае Пенсионный фонд будет обладать полной информацией о трудовой деятельности, передвижениям работника и всем этапам его трудовой деятельности.

Как работодателю подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки?

Этот вопрос — один из основных, которыми сейчас задаются кадровики и руководители компаний. Он действительно вызывает определенную тревогу и вот почему: Минтруд уже предложил перечень мер, которые понадобится провести для перехода на новые правила.

  • Среди них:
  • — с участием профсоюзной организации подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты;
  • — письменно уведомить работников о грядущих изменениях.
  • Также придется обеспечить техническую готовность компании, чтобы уже с 2020 года иметь возможность передавать сведения в электронном виде.
  • Более того, планируется предусмотреть административную ответственность в виде предупреждения для должностных лиц:
  • — за нарушение сроков подачи сведений;
  • — за направление неполной или недостоверной информации.
  • Означает ли это переход на следующий этап цифровизации?

Федеральная налоговая служба и Пенсионный фонд быстро идут по пути внедрения современных технологий и мы очень рады видеть эти позитивные изменения, с точки зрения трудового права, в том числе.

Заметен прогресс по электронным больничным, электронной трудовой книжке, также ждем позитивных перемен и с электронной подписью в трудовом праве. Это касается как законодательного утверждения использования НКЭП (неквалифицированной электронной подписи), так и правового определения применения простой электронной подписи.

Хотелось бы, чтобы следующим этапом развития кадрового делопроизводства был полный переход на цифровой документооборот с использованием электронных подписей.

Фото Pixabay

Источник: https://finance.rambler.ru/money/42614854-elektronnye-trudovye-knizhki-kogda-vvedut-i-chego-opasatsya/

Ссылка на основную публикацию